آموزش و خدمات دیجیتال مارکتینگ

7 نوع از ارتباط لینک ها و نتایج گوگل در سئو
لینک ها در سئو (SEO) اهمیت بسیار زیادی دارند.
بیشتر دیجیتال مارکترها و وب مسترها دقت دارند که لینک ها در وب سایت هایشان یک فاکتور کلیدی محسوب می شود. گوگل – و سایر موتورهای جستجو – از این لینک ها و نحوه ارتباط شان با هم برای رتبه بندی صفحات وب در نتایج جستجو استفاده می کنند. هرچه تعداد صفحات بیشتری جمع شود ، شانس ثبت نام صفحه در نتایج جستجو بالاتر است.

این قسمت محبوبیت الگوریتم گوگل را نشان می دهد که در ساختار کلی الگوریتم PageRank شرح داده شده است. اما گوگل برای محبوبیت این لینک ها متوقف نمی شود. آنها تعدادی روش هوشمندانه برای استفاده از لینک ها برای تعیین ارتباط و قدرت سایت ها  مشخص کرده اند – یعنی این صفحه در مورد چیست و آیا پاسخی مطمئن برای پرس و جوی جستجو کاربر ارائه می دهد؟

برای رتبه‌بندی در گوگل، این تنها تعداد آرا نیست که شما از صفحات مشهور دریافت می‌کنید، بلکه ارتباط و قدرت آن لینک ها نیز مهم است.

مدیران گوگل ممکن است از اصطلاحات پیچیده صحبت کنند، اما تعدادی از روش‌های ساده برای بهره‌برداری از این استراتژی‌ها برای رتبه‌بندی مناسب‌تر را ارائه کرده است.

1. انکر تکست (Anchor text)
در شروع فعالیت، الگوریتم PageRank  که شیوه کار آن نتایج موتورهای جستجو را تغییر می داد، می توان این گونه اظهارنظر کرد که:

“اگرچه انکر تکست ممکن است با اصطلاحات و کلمات جستجوشده مطابقت نداشته باشد، اما ممکن است به اسنادی که به عناوین یا بک لینک با اصطلاحات جستجو شده مطابقت داشته باشد، اشاره کرد. این سند به عنوان یک امتیاز در نظر گرفته می شود.”

به طور خلاصه ، اگر صفحه ای با استفاده از انکر تکست “پیتزا قارچ” لینک بخورد، احتمالاً صفحه موردنظر درباره پیتزا – و شاید قارچ صحبت کرده باشد.
اگر بسیاری از صفحات با استفاده از تغییرات “پیتزا” – به عنوان مثال رستوران پیتزا، تحویل پیتزا، پیتزا فرشته به شما لینک بخورد – گوگل می تواند این مورد را به عنوان یک امتیاز برای رتبه بندی قوی ببیند.
(در حقیقت، این تأثیر آنقدر قدرتمند است، که اگر “پیتزا قارچ” را در تهران جستجو کنید می بینید، هدف ما مشاهده لینک با رتبه بالا در صفحه اول می باشد.)
نحوه استفاده از انکرتکست برای SEO:

از انکر تکست ها می توان به صورت مختلفی استفاده کرد؛ اما باید دقت کرد کدام روش صحیح است. ما اینجا 3 روش به شما معرفی می کنیم:
1. از انکرتکست توصیفی (و جستجو شونده) استفاده کنید که صفحه شما را توصیف می کند.
2. از انکر تکست دهی عمومی و دور از موضوع اجتناب کنید.
3. انکر تکست را کوتاه نگه دارید و بیشتر از چند کلمه استفاده نکنید.

در حالی که برخی مدیران Google درباره نادیده گرفتن لینک ها با  انکر تکست بی ربط بحث می کنند، سایر متخصصان مطرح سئو در جهان پیشنهاد می کنند متن دیگری را که متن آن انکر تکست است، برای متن اضافی جستجو کنید، بنابراین این وضعیت را بخاطر بسپارید.

برای احتیاط: در حالی که بهینه سازی انکر تکست شما خوب است، بسیاری از جستجوگرها در طول سال ها مشاهده کرده اند که بیش از حد یک چیز خوب می تواند به شما آسیب برساند. انکر تکست رایج در وب به طور طبیعی متنوع است.
انکر تکست را در سایت Moz در صفحه Domain Authority، که در اینجا با استفاده از Link Explorer نشان داده شده است ، بررسی کنید.
بهینه سازی بیش از حد می تواند سایت شما را برای گوگل مشکوک کند، و بسیاری از متخصصان SEO انکر تکست را برای رتبه بندی بهتر توصیه می کنند. در نتیجه شما با احتیاط پیش روید و همیشه وضعیت رتبه انکر تکست خود را با ابزارهای سئو آنالیز کنید.

2. قدرت و اقتدار صفحه
در اوایل گوگل صفحات را به گونه ای دیگر رتبه بندی می کرد،  اما چندی نگذشت که لری پیج صفحات را بر اساس میزان جذابیت برای مخاطب رتبه بندی کرد. الگوریتم Hilltop نحوه رتبه بندی صفحات را به کلی تغییر و بهبود داد.این کار را با جستجوی صفحات “تخصصی” مرتبط با آن‌ها، انجام داد.
صفحه تخصصی صفحه ای است که به بسیاری از صفحات موضوعی مرتبط دیگر به صفحه لینک داده اند. اگر صفحه ای از چندین صفحه حرفه ای دیگر لینک گرفته باشد، آنگاه به عنوان یک رتبه برتر در آن موضوع در نظر گرفته می شود و ممکن است رتبه بالاتری داشته باشد.
مفهوم مشابه با استفاده از صفحات “قدرتمند” و “با اعتبار” توسط جان کلینبرگ، استاد کرنل با کمک های بلاعوض از گوگل و سایر موتورهای جستجو ارائه شد. کلینبرگ توضیح می دهد:

” … یک صفحه خوب، صفحه‌ای است که به بسیاری از مقالات خوب اشاره می‌کند؛ یک صفحه مرجع صفحه‌ای است که به صفحات مرتبطی لینک های بسیاری گرفته است.”

در حالی که ما نمی توانیم میزان استفاده از این مفاهیم را امروزه بدانیم، گوگل الگوریتم Hilltop را در سال 2003 کشف کرد.

نحوه استفاده از صفحات  با قدرت Authority برای SEO:
یک تمرین مشترک از سازندگان لینک های امروز این است که لینک‌های “صفحات منابع” را جستجو کنند. اینها اساسا صفحات تخصصی هستند که به سایت‌های مفید در اطراف یک موضوع لینک می‌دهند. امتیاز دهی به این صفحات اغلب می‌تواند به شما در یک متن کمک کند.

3. پیمایش معقول و منطقی (با عقل جور در میاد)
تمام پیوندها یا لینک دهی ها برابر نیستند.
ایده‌ای که پشت ثبت گشت و گدار منطقی گوگل وجود دارد این است که لینک‌های خاصی در یک صفحه از بقیه مهم‌تر هستند و در نتیجه باعث افزایش وزن می‌شوند. نمونه‌هایی از پیوندهای مهم دیگر عبارتند از:

• لینک های برجسته، بالاتر در HTML
• پیوندهای موضوعی مرتبط، هم مربوط به منبع سند و هم سند هدف.

پیوندهای کم اهمیت تر شامل موارد زیر هستند:

• “شرایط استفاده از خدمات” و لینک پایین صفحه
• تبلیغات بنری
• پیوندهای نامربوط به سند

از آنجا که ارتباط مهم به احتمال زیاد توسط یک “گشت و گدار منطقی” کلیک می‌شود، یک لینک مربوطه به طور روزانه می‌تواند وزن بیشتری نسبت به یک موضوع خاموش داشته باشد.

زمانی که یک خوشه موضوعی مرتبط با سند منبع مرتبط به یک خوشه موضوعی مرتبط با سند هدف است، این لینک احتمال بیشتری برای انتخاب شدن دارد. تا این که خوشه موضوعی مرتبط با سند منبع ارتباطی با خوشه موضوعی مرتبط با سند هدف ارتباطی نداشته باشد.

نحوه استفاده از پیمایش معقول برای SEO:

نکته اصلی در اعمال نفوذ پیمایش معقول برای SEO ساده است: برای بدست آوردن لینک هایی که احتمال کلیک بیشتر دارند ، اقدام کنید.

این بدان معناست که شما نه تنها از گرفتن لینک از منابع برجسته صفحات پر ترافیک بهره مند می شوید بلکه هرچه پیوند به موضوع صفحه میزبان مرتبط تر باشد، سود بیشتری نیز می تواند ببرید.
هیچ یک از موضوعات / انکر تکست صفحه نباید دقیقاً مطابقت داشته باشند، اما در صورتی که در همان ارتباط کلی باشند، کمک کننده هستند. برای مثال، اگر در حال نوشتن درباره “بیس بال” هستید، با متن اصلی مرتبط از صفحات مربوط به ورزش، تجهیزات، ورزش‌کاران، آموزش، ورزش، گردشگری و غیره ارتباط داشته باشید، همه می‌توانند به ارتقای رتبه بالاتر از لینک‌های مرتبط کمک کنند.

4. Page Rank حساس به موضوع
با وجود شایعات معکوس، PageRank در Google بسیار عالی است. از فناوری PageRank می توان برای توزیع انواع سیگنال های مختلف رتبه بندی در سرتاسر فهرست جستجو استفاده کرد. در حالی که رایج ترین نمونه ها محبوبیت و مورد اعتماد است. سیگنال دیگر ارتباط موضوعی است،.
مفهوم اصلی با گروه بندی “seed pages” بر اساس موضوع (به عنوان مثال، بخش سیاست روزنامه نیویورک تایمز) کار می کند. هر لینکی که از این صفحات خارج می شود مقدار کمی از PageRank حساس به موضوع را منتقل می کند، که از طریق مجموعه بعدی لینک ها و غیره منتقل می شود.
چگونه می توان از PageRank برای SEO بهره برد تا موضوع را حساس کنیم:
مفهوم ساده است. هنگام به دست آوردن پیوند، سعی کنید از صفحاتی که تقریباً در همان موضوعی هستند که می خواهید برای آنها رتبه بندی کنید، پیوند بدست آورید. همچنین، از صفحاتی که خودشان با صفحات معتبر در همین موضوع در ارتباط هستند، لینک بگیرید.

5. نمایه سازی مبتنی بر عبارات
نمایه سازی مبتنی بر عبارات می تواند یک مفهوم سخت برای SEO باشد.

آنچه برای درک این موضوع مهم است که نمایه سازی مبتنی بر عبارت به موتورهای جستجوگر اجازه می دهد تا با جستجوی عبارات مرتبط در هر دو صفحه منبع و هدف، ارتباط هر لینک را بدست آورند. هرچه عبارات مرتبط تر باشد، رتبه بالاتر قرار می گیرد.

در مثال زیر ، صفحه اول با انکر تکست “رئیس جمهور ایالات متحده” ممکن است حجم بیشتری داشته باشد زیرا این صفحه همچنین شامل چندین عبارت دیگر است که مربوط به “رئیس جمهور ایالات متحده” و “جان آدامز” است.
چگونه می توان از PageRank برای SEO بهره برد تا موضوع را حساس کنیم:
مفهوم ساده است. هنگام به دست آوردن پیوند، سعی کنید از صفحاتی که تقریباً در همان موضوعی هستند که می خواهید برای آنها رتبه بندی کنید، پیوند بدست آورید. همچنین، از صفحاتی که خودشان با صفحات معتبر در همین موضوع در ارتباط هستند، لینک بگیرید.
علاوه بر رتبه بندی اسناد بر اساس مهمترین لینک ها، نمایه سازی مبتنی بر عبارت به موتورهای جستجوگر اجازه می دهد تا لینک های کمتری را نیز در نظر بگیرند، از جمله:

1. تخفیف پیوندهای مربوط به اسپم و خارج از موضوع: به عنوان مثال، لینک اسپم تزریق شده به یک سایت قمار از صفحه ای در مورد دستور العمل های کوکی، بر اساس ارتباط، نمره بسیار کمتری از نتایج خارج از بحث کسب می کند و حجم کمتری نیز به همراه خواهد داشت.

2. مبارزه با “Google Bombing“: برای کسانی که به یاد دارند، بمباران گوگل هنر رتبه بندی یک صفحه به شدت برای عبارات خنده دار یا با انگیزه سیاسی است که با “بمباران” آن با لینک های انکرتکستی، غالباً مربوط به خود صفحه نیست.

نمایه سازی مبتنی بر عبارات می تواند با به ثمر رساندن پیوندها برای ارتباط با متن واقعی در صفحه ، Google Bombing را متوقف کند. به این ترتیب لینک های بی ربط می توانند تخفیف بگیرند.

نحوه استفاده از عبارات مبتنی بر SEO:
گذشته از انکرتکست و موضوع / اعتبار عمومی یک صفحه، جستجوی پیوندها از صفحه هایی با عبارات مرتبط کمک می کند.
به خصوص برای جستجوگرها و لینک های داخلی درصورتی که صفحات خود را بهینه کرده و به خودتان پیوند دهید، بسیار مفید است. برخی از افراد از کلمات کلیدی LSI برای بهینه سازی در صفحه استفاده می کنند ، اما شواهدی مبنی بر اینکه این حالت به SEO کمک می کند مورد اختلاف است.

بررسی کلمات کلیدی به طور معمول یک نقطه شروع برای شناسایی کلمات کلیدی مرتبط ارائه می دهد. در زیر عبارات نزدیک به “بهترین ابزارهای سئو” با استفاده از ابزار Keyword Explorer آمده است.
6. ارتباط متقابل محلی
ارتباط متقابل محلی به یک مفهوم رتبه بندی گفته می شود که نتایج جستجو را با استفاده از اندازه گیری، میزان دسترسی هر صفحه توسط همه صفحات دیگر تغییر می دهد.
به عبارت ساده تر، هنگامی که یک صفحه از تعدادی از نتایج رتبه های بالا مرتبط است، به احتمال زیاد به صفحه ای با پیوندهای کمتری از همان مجموعه نتایج مرتبط است.
این امر همچنین در مورد انواع پیوندهایی که باید به دنبال آن باشید، تأکید می کند: صفحاتی که قبلاً برای هدف مورد نظر شما رتبه بالایی دارند.

نحوه استفاده از ارتباط محلی برای SEO:
یکی از ساده ترین راه های رتبه بندی، بدست آوردن پیوندهای موضوعی مرتبط از سایت هایی است که قبلاً برای اصطلاح مورد نظر خود رتبه بندی می کنند.
اکثر اوقات، بدست آوردن نتایج پیوندها از صفحه 1 بسیار دشوار است، بنابراین جستجوی پیوندهایی که:
• برای تغییر در شرایط هدف خود رتبه بندی کنید
• بیشتر در صفحات نتایج Google قرار دارد
• برای شرایط متفاوت، اما مرتبط و موضوعی، رتبه خوبی کسب کنید

7. سؤال طلایی
اگر مفاهیم فوق پیچیده به نظر می رسند، خبر خوب این است که هنگام تلاش برای ایجاد لینک به سایت خود، مجبور نیستید واقعاً مفاهیم فوق را درک کنید.
برای درک اینکه آیا لینکی به سایت شما مربوط می شود، به سادگی سؤال طلایی ساخت لینک را از خود بپرسید: آیا این لینک بازدید کنندگان مشغول و دارای مهارت بالایی را به وب سایت من وارد می کند؟
نتیجه سؤال طلایی دقیقاً همان چیزی است که مهندسان گوگل در هنگام ارزیابی لینک ها سعی در تعیین آنها دارند، بنابراین می توانید بدون درک الگوریتم های واقعی به نتیجه نهایی برسید.

نحوه استفاده از سؤال طلایی مناسب برای SEO:

مهمتر از همه ، سعی کنید لینک هایی بسازید که بازدیدکنندگان با ارزش و پر بازدید را به سایت شما وارد کنند.
اگر به بازدید کنندگان پیوندی علاقه ندارید، چرا باید Google به این پیوند اهمیت زیادی دهد؟

نکاتی درباره SEO برای پیوندهای مرتبط با موضع
این ایده ها را هنگام فکر کردن در مورد پیوندها برای SEO در نظر بگیرید:

1. از متن های انکر تکستی خوب و توصیفی برای لینک های خود استفاده کنید. این امر در مورد لینک های داخلی، نتایج به سایت های دیگر و لینک هایی که از سایت های خارجی غیر مغرضانه جستجو می کنید صدق می کند.

2. به دنبال روابط از سایت های معتبر و دارای اهمیت موضوعی باشید. این سایت ها شامل سایت هایی می شوند که برای کلمات کلیدی هدف مورد نظر شما و صفحات “متخصص” که به بسیاری از سایتهای معتبر لینک دارند، رتبه بندی می شوند.

3. به دنبال لینک از صفحات مربوطه باشید. این مورد شامل بررسی عنوان، بدنه، عبارات مرتبط و هدف صفحه برای اطمینان از ارتباط آن با موضوع هدف شما است.

4. به دنبال لینک هایی باشید که افراد به احتمال زیاد روی آن کلیک کنند. لینک ایده‌آل معمولا هر دو به صورت موضوعی مرتبط و در موقعیت برجسته‌ای قرار می‌گیرد.
5. از انکر تکست عمومی یا غیر توصیفی جلوگیری کنید.

6. از بهینه سازی بیش از حد لینک های خود جلوگیری کنید. این مورد شامل استفاده مکرر از متن انکر تکست مطابقت و عامل جذابیت کلمات کلیدی است.

7. از ایجاد لینک های فریب کارانه دوری کنید.

در نهایت سعی کنید با کیفیت بالا، به طور روزانه با محتوای مرتبط، ارتباط خود را با سایت خود جلب کنید و  کاربر هدفمند جذب کنید.

بهترین نکات شما در مورد لینک های موضوعی مرتبط چیست؟ در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید.

منبع:

https://aigitali.com/link-relevance-seo/

نکات کلیدی کتاب Order From Chaos اثر لیز دونپورت
سازماندهی شخصی و شغلی در شش قدم ساده
چرا سازماندهی اهمیت دارد؟
بطور متوسط هر فرد شاغل، 150 ساعت در سال را با گشتن به دنبال وسایلش تلف می کند. اگر منظم باشید می توانید کارهای بیشتری انجام دهید، به مسافرت های طولانی تر بروید، محل کار خود را خلوت و تمیز نگه دارید و همچنین ذهن خود را از شلوغی برهانید. در این روش شش مرحله ای از اتاق خلبان الهام می گیریم.

مرحله اول: اتاق خلبان
فرض کنید محیط کار شما اتاق خلبان است. فضایی به وجود آورید که فقط لوازم ضروری که در هنگام کار به آنها نیاز دارید آنجا باشند.

مرحله دوم: کنترل ترافیک هوایی
دفتری را انتخاب کرده و آنرا کنترل ترافیک هوایی بنامید. تنها از یک صفحه رادار برای پیگیری قرارهای روزانه، کارهایی که باید انجام شوند و یادداشت های مهم استفاده کنید. اگر از تقویم های متعدد استفاده می کنید به احتمال زیاد، مواردی را فراموش خواهید کرد، زیرا هر بار باید به چند جا مراجعه کنید تا ببینید برنامه شما چیست.

مرحله سوم: پرونده های معلق
برای رهایی از شلوغی از این ایده بی نظیر استفاده کنید. کاغذهایی که نیاز به اقدام دارند ولی محلی برایشان درنظر گرفته نشده را پس از ثبت در دفتر کنترل ترافیک، در “پوشه پرونده های معلق” قرار دهید. بدین ترتیب آن کاغذ در مکان خود قرار گرفته و در عین حال به فراموشی سپرده نخواهد شد.

مرحله چهارم: تصمیم گیری
عامل اصلی بخش اعظم شلوغی که در اطرافمان وجود دارد، مواردی هستند که در مورد آنها تصمیمات لازم گرفته نشده است. آیا آن را نگه داریم یا دور بیندازیم؟ تصمیمات نباید بیش از 30 ثانیه طول بکشند.

مرحله پنجم: همواره اولویت بندی کنید
تنها 15 درصد وقفه های روزانه ارزش توجه کردن دارند. بیاموزید که اغلب “نه” بگویید.

مرحله ششم: روز خود را برنامه ریزی کنید. در پایان روز، محیط کار خود را تمیز کنید
منظور از برنامه ریزی روزانه آن است که ابتدای روز صفحه رادار را بررسی کنید. در انتهای روز کارهای انجام شده را مرور کنید. برای کارهای انجام نشده برنامه ریزی مجدد کنید. پاکسازی در انتهای روز، به شما احساس پایانی خوب را خواهد داد و پاکسازی هفتگی، ماهانه و سالانه را آسان تر خواهد ساخت.

آنچه در این چکیده می آموزید:
1. چگونه روز خود را برنامه ریزی کنید؟
2. چگونه میز خود را برای کارها برنامه ریزی کنید؟
3. چگونه از کارتان مثل یک خلبان لذت ببرید و در تمام طول پرواز حواس تان به کارهای مهم باشد؟
4. چگونه کارهایتان را به اتمام برسانید و از تمام شدن آن ها لذت ببرید؟

لیز دونپورت نویسنده کتاب، سیستمی آسان برای نظم و ترتیب دادن کارها و سازماندهی، ارائه می دهد. اگر در زمان های مقرر پروژه هایتان را تمام نمی کنید، فراموش می کنید به تماس های تلفنی جواب دهید و کاغذها را گم می کنید، با دنبال کردن این شش مرحله می توانید تبدیل به شخصی منظم و منضبط شوید. آیجیتالی پیروی از این قدم ها را به شما پیشنهاد می کند تا برای همیشه یک نظم ایده آل برای خود و کسب و کارتان داشته باشید.

آماده سازی محیط فیزیکی
بوجود آوردن فضای خالی
منظور از جای خالی، به وجود آوردن مقداری فضای خالی در کشوها، قفسه های کتاب، قفسه ها و کمدها است. افراد وقتی پر کردن را متوقف می کنند که فضا کاملا پر شده است. سپس توده ای از وسایل روی میز کار انباشته می شوند و قبل از آنکه به خود بیایید، روی میز کار خروارها کاغذ و وسایل دیگر انباشته شده اند.

قوانین ایجاد فضای خالی
• در شلوغی سردرگم نشوید. تمام کالاهای قدیمی را بسته بندی کرده و در جایی دور از دید قرار دهید.
• این اقلام را تهیه کنید: جعبه های ذخیره سازی وسایل و جعبه های پلاستیکی دارای سرپوش.
• این جعبه ها را درست کنید: بر یکی از آنها بنویسید “کارهای فوری“، دیگری “کارهایی که بعدا باید انجام شوند” و بر سومی بنویسید “بایگانی“.
• هر کاغذی که داخل بایگانی می رود باید بر رویش نوشت های با حروف بزرگ و خوانا باشد تا بعدها به سرعت پیدا شود.
• اقلام مشابه را در یک گروه قرار دهید: فرم های مالیاتی و اسناد حقوقی، یادداشت ها، فایل های مشتریان قدیمی.
• 95 درصد وسایل کهنه را دور بریزید. در حقیقت بسیاری از چیزهایی که در شش ماه اخیر نگه داشته اید، ممکن است بی مصرف باشند. تنها اسناد قانونی و مهم را نگه دارید.

با قدیمی ترین‌ها شروع کنید
پاکسازی را از قدیمی ترین اشیای میز کار شروع کرده و به سمت جدیدترین ها پیش بروید. ابتدا به دنبال ترسناک ترین قفسه بروید. سپس سراغ میز کارتان بروید.

قفسه
تمام وسایل را تخلیه کرده و سپس آنها را طبقه بندی کنید.

جعبه ها را نام گذاری کنید
کاغذهای غیرضروری دفتر کارتان را به داخل جعبه منتقل کنید. روی جعبه بنویسید “کاغذهای یادداشت” و بعدا تصمیم بگیرید که محتویات آنرا دور بریزید، بازیافت کنید و یا نگه دارید. اقلام کم مصرف را تا حد ممکن از دید دور کنید. تا آنجا که می توانید اطراف خود را خلوت کنید.

قفسه های کتاب
قفسه ها را خالی کرده و آنها را طبقه بندی کنید. تصمیم بگیرید که کدام ها را دور ریخته و کدام ها را نگه دارید. فقط به نگهداری فهرست مشاغل و کتاب های مرجع مهم بسنده کنید.

فایل کابینت ها
اگر سیستم نگهداری پروندهای دارید که به راحتی می توانید پرونده های مورد نظر را بیابید، به آنها دست نزنید. پرونده ها را بر اساس حروف الفبا نگهداری نکنید. زیرا در صورت از یاد بردن اسامی، راهی برای یافتن پرونده ها نخواهید داشت. از سیستم کلی تری استفاده کنید.

به دسته های مهم یک کشو نام هایی اختصاص دهید. کشوهایی با نام های “مشتریان“، “پروژه ها“، “اطلاعات مرجع” و “قراردادها” داشته باشید. هیچ گاه از کشویی به نام “متفرقه” استفاده نکنید. در هر کشو گروه ها را بزرگتر سازید.
قانون سرانگشتی آن است که اگر گروهی شامل کمتر از 20 قطعه کاغذ است، آن گروه خیلی خاص است. آنرا در گروهی دیگر تلفیق کنید. به جای پرسیدن اینکه چگونه آنرا بایگانی کنم، بپرسید چگونه از آن استفاده خواهم کرد.

رسید تمامی پرداخت ها را می توان در 12 پوشه بایگانی کرد. برای هر ماه یک پوشه در نظر بگیرید. وقتی قبض را پرداخت کردید، آنرا در پرونده ماه مربوطه قرار دهید. حال فرقی نمی کند که قبض مربوط به تلفن، کارت اعتباری یا بنزین باشد.

کد رنگی
می توانید برای هر گروه یک رنگ انتخاب کنید. مثال مشتریان قرمز باشند. مدیریت آبی و هزینه ها سبز. برای این کار می توانید از ماژیک های رنگی استفاده کنید تا نیازی به برچسب های با رنگ های متفاوت نباشد. لازم نیست پوشه هایی با ده ها رنگ مختلف بخرید.

فایل های کامپیوتری
فایل های کامپیوتری دقیقا همانند سیستم های کاغذی مدیریت می شوند. با فولدرهای داخل کامپیوتر مانند فایل کابینت فیزیکی برخورد کنید. وقتی فایل جدیدی می سازید آنرا با سیستم جدید خود ذخیره کنید. فایل های قدیمی را پاک کنید. فولدرهایی با نام های بایگانی، مشتریان، کارمندان و … بسازید. در هر فولدر، در صورت لزوم فولدرهای دیگری قرار دهید.

جعبه های اطراف و زیر میز کار
95 درصد وسایل زیر میز شما، بی مصرف هستند. کل محتویات کشوها را خالی کنید. سپس اقلامی که باارزش هستند را به کشو برگردانید. به یاد داشته باشید که اقلام مشابه را در یک جا قرار دهید.
داشتن یک کشوی شخصی می تواند بسیار مفید باشد. در آنجا می توانید کیف پول، برس مو و شیرینی خود را قرار دهید. حال نگاهی به محل کار خود بیندازید و ببینید که چگونه کم کم از شر شلوغی و بی نظمی خلاص می شوید. تا اینجا باید به شما احساس سبکی دست داده باشد. حس جدید سبکی فیزیکی و احساسی خود را جشن بگیرید.

مرحله اول: اتاق خلبان
قوانین آغاز کار
هر چیزی که کاربرد روزانه دارد باید در دسترس دست باشد.
هر چیزی که کاربرد هفتگی دارد باید در دسترس باشد.
هرچیزی که کاربرد ماهانه دارد باید در دفتر کار باشد.
هر چیزی که کاربردی کمتر دارد نباید در دفتر کار باشد.

وقفه های کاری
وقتی یک لحظه میزکار را ترک می کنیم، معمولا بیست دقیقه طول می کشد تا مجددا به میز کارمان برگردیم. در یک شرکت معمولی، به خودتان به بهانه هایی مانند صرف قهوه، رفتن به دستشویی و کشیدن سیگار وقفه می دهید. اگر در خانه کار می کنید، فرصت های بیشتری برای تلف کردن وقت دارید: آب دادن گل ها، بردن سگ به پیاده روی.
همچنین شاید فراموش کنید که چرا میز کار خود را ترک کردید. برای آوردن قیچی، مهر یا موارد دیگر. برای همین است که باید تمامی وسایل لازم در دسترس باشند تا در کار وقفه ایجاد نشود. کاری کنید که نیازی به بلند شدن برای آوردن وسایل نباشد.

پیکربندی شرکت
در مطالعات انجام شده برای یافتن محیط کار با بازده بالا، چهار مورد زیر به دست آمدند:
• حداقل فضای اتاق ها 3 متر در 3 متر باشد.
• دری که بتوان آن را بست.
• تلفنی که بتوان آن را قطع کرد.
• حداقل یک مترمربع فضای خالی روی میز کار (یعنی فضایی علاوه بر کامپیوتر، تلفن یا چراغ مطالعه)

موثرترین پیکربندی میز کار U شکل است. در ته آن کامپیوتر را قرار دهید. یک طرف میز را برای کارهای پروژه ای اختصاص دهید که حدود یک ساعت طول می کشد. طرف دیگر میز را به وقفه هایی اختصاص دهید که انجام آنها تنها چند دقیقه طول می کشد، مانند فکس کردن نامه، پر کردن فرم و باز کردن ایمیل. اگر نمی توانید میز کار U شکل تهیه کنید، گزینه بعدی میز L شکل است. در این پیکر بندی کامپیوتر در تقاطع در بازو قرار می گیرد. سومین گزینه دو میز موازی در دو طرفتان است. کم بازده ترین میز، میز خطی یا معمولی است.

فضای آزاد میزکار
تکه کاغذهای یادآور را به حداقل تعداد ممکن برسانید. برای کار نیاز به فضای کافی دارید.

وقفه ها و تمرکز: پیشنهاداتی برای بهبود بهره وری درب اتاق را بسته و تلفن را قطع کنید. مطالعات نشان می دهند پروژه ای که به یک ساعت کار بدون وقفه نیاز دارد، اگر با چند وقفه انجام شود چهار ساعت به طول می انجامد.
یک در مجازی بسازید. در محل ورودی اتاق، علامت “مزاحم نشوید” نصب کنید تا همکاران به وقت شما احترام بگذارند.

تماس های تلفنی را به شخص دیگری هدایت کنید و یا سیم تلفن را قطع کنید. از پیام صوتی یا منشی تلفنی استفاده کنید.
کارهای پروژه ای را در فضایی آرام تر مانند اتاق کنفرانس، شرکت خالی یا در خانه انجام دهید. اگر اجازه استفاده از هدفون را دارید، سی دی بگذارید و امواجی پخش کنید تا صداهای اطراف را نشنوید و تمرکزتان بیشتر شود.

چهار وسیله ضروری برای اتاق خلبان
پرونده میزکار
جعبه ورودی ها
جعبه خواندنی ها
جعبه بایگانی کردنی ها

در پرونده میزکار، اسنادی را قرار دهید که هر روز کاربرد دارند. این ها پرونده هایی هستند که در حال حاضر بر آنها کار می کنید، مشتریانی که در تماس هستید، منابعی که روزانه به آنها مراجعه می کنید و کارهای تکراری که هر روز انجام می دهید، مانند فکس و ایمیل. بنابراین اطلاعات پروژه ها و مشتریان فعلی، فعالیت هایی که روزانه تکرار می شوند، مراجعی که روزانه استفاده می شوند و کاغذهای فکس در این پوشه قرار می گیرند.

جعبه ورودی ها
هر چیز جدیدی وارد جعبه ورودی ها می شود. برای جعبه ورودی ها دو قانون وجود دارند.

1 .روزانه حداقل یک ساعت از وقت خود را به اطلاعات جدیدی که دریافت می کنید اختصاص دهید.
ورودی های مجازی را نیز فراموش نکنید، مواردی مانند ایمیل، فکس ، پیام های صوتی، پیام های ضبط شده تلفن و …
کار رسیدگی به ورودی ها را زمانی انجام دهید که از لحاظ ذهنی کاملا هوشیار و سریع هستید. بعضی از افراد در اوایل صبح در این وضعیت هستند و دیگران در انتهای شب. این کار را به روال روزانه تبدیل کنید.
2 .وقتی چیزی را از جعبه خارج می کنید، باید آنرا به جایی دیگر منتقل کنید. تمام جعبه ورودی ها، باید روزانه بطور کامل تخلیه شود.

جعبه خواندنی ها
ما به ندرت سراغ مطالب خواندنی می رویم که آنها را برای مطالعه کنار گذاشته ایم. چگونه خواندنی ها را تصفیه کنیم؟ جعبه خواندنی ها را خالی کرده و سپس سه تا پنج مورد خواندنی را انتخاب کرده و به جعبه برگردانید. بقیه محتویات جعبه را دور بریزید.
هرچه محتویات جعبه های ورودی ها و خواندنی ها بیشتر شوند، احساس گناه بیشتری خواهید کرد.

جعبه بایگانی کردنی ها
هر چند وقت یکبار اطلاعات را بایگانی می کنید؟ اینکار باید به محض پر شدن جعبه بایگانی انجام شود.

سطل آشغال بزرگ
اگر کالابی بی مصرف است آنرا دور بریزید. اگر آن در دست های خاص قرار می گیرد، در جعبه مربوط به خودش قرار دهید. اگر از وسیله ای میدانید چگونه استفاده می کنید، آن وسیله را نگه دارید.

نکته: کاغذهای مچاله شده در سطل آشغال فضای بیشتری اشغال می کنند. کاغذها را بصورت روی هم دور بریزید.

جامدادی
نکته ای که باید بیاموزید آن است که خودکارهایی که نمی نویسند را دور بریزید! معمولا عادت داریم که این خودکارهای بی مصرف را به جامدادی برگردانیم.

پوشه ها و جعبه ها
همیشه تعدادی پوشه و جعبه در دسترس داشته باشید تا در صورت لزوم بتوانید دسته های جدیدی اضافه کنید.

نگهدارنده کارت های ویزیت
برای نگهداری کارت های ویزیت از آلبوم های مخصوص این کار استفاده کنید. کارت ها را به ترتیب حروف الفبا بچینید. اگر وقت اینکار را ندارید از یک دوست یا حتی یک بچه کمک بگیرید.

کاغد یا فایل کامپیوتری
اطلاعات مهم را روی کاغذ نگه دارید. اطلاعات کامپیوتر ممکن است به علت ویروس از بین بروند. کاغذ بسیار مطمئن تر است. حتی ایمیل های مهم را چاپ کرده و روی کاغذ نگهداری کنید تا در صورت از دست دادن اطلاعات کامپیوتر، بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد.

سفارشی کردن اتاق خلبان شما
اگر چیزی را بارها قرض می گیرید، یکی برای خودتان بخرید. اگر بارها برای آوردن چیزی از اتاق خارج می شوید، آنرا به اتاق خود منتقل کنید. اگر معمولا چیزی را گم می کنید، از آن، بیش از یک عدد داشته باشید.

مرحله دوم: کنترل ترافیک هوایی
هر روز فقط یک صفحه رادار داشته باشید تا تمامی کارها در آن منعکس شود.
• هر چیزی را یادداشت کنید.
• تمامی موارد در همان دفتر یادداشت کنید.
• تمامی موارد را با ترتیب زمانی یادداشت کنید.
• تمامی فعالیت های شخصی و کاری را در سیستم ثبت کنید.

کنترل ترافیک هوایی یک راهنما برای کارهای یک روز است. شما باید روی آن، موارد زیر را ببینید:
• قرارهایی که در ساعات مختلف روز دارید.
• فهرست کارهایی که باید انجام دهید، با روشی که بتوان به راحتی اولویت بندی کرد.
• تمامی یادداشت های وابسته مانند نقشه محل های جلسات، موارد مورد بحث، ایده ها، شماره تلفن ها، طراحی ها و …

یک انسان معمولی تنها می تواند7 واحد اطلاعات را در حافظه کوتاه مدت خود نگهداری کند، پس همواره اطلاعات را ثبت کنید.

مواردی که معمولا برای اتاق لازم هستند
صندلی راحت
نور کافی
ساعت
نگهدارنده کاغذ برای تایپ آسان تر
کاغذها و پاکت های تجاری
برچسب های آدرس
تلفن
کامپیوتر، فکس، پرینتر، اسکنر و دستگاه
کپی
جوهر اضافی برای پرینتر
سی دی و فلاپی دیسک خام
دستگاه منگنه و جداکننده منگنه
چسب نواری
ماشین حساب
کاغذ یادداشت
تقویم

مزیت داشتن برنامه روزانه به جای برنامه های هفتگی یا ماهانه
سیستم مبتنی بر تقویم اجازه می دهد کارها را برای یک روز خاص برنامه ریزی کنید. کنترل ترافیک هوایی اجازه می دهد تا به مواردی که در روز باید انجام دهید توجه کنید و باعث دستپاچگی کمتری می شود.

اگر معمولا تکه کاغذهایی را روی میزکار قرار می دهید تا در یادآوری به شما کنند، استفاده از کنترل ترافیک هوایی، مانع انباشته شدن میز کار شما خواهد شد. در این روش به سادگی، اطلاعات را به دفتر کنترل ترافیک هوایی منتقل کرده و کاغذ مربوطه را جداگانه بایگانی می کنید. یک دفتر، جایگزین تمامی تکه های کاغذ می شود. با منتقل کردن اطلاعات به دفتر کنترل ترافیک متعجب خواهید شد که چه تعداد تکه کاغذ جمع آوری می شوند.
هرچه اضطراب بیشتری داشته باشیم، اطلاعات کمتری را می توانیم به خاطر بسپاریم. یکی از بهترین روش ها، برای ایجاد تعهد به اینکه تمامی کارها را در دفتر یادداشت خواهید کرد، آن است که به افراد خانواده، دوستان و همکاران بگویید اگر کاری در دفتر نوشته نشود، انجام نخواهد شد. بنابراین آنها به شما یادآوری خواهند کرد که کارتان را در دفتر یادداشت کنید.
با استفاده از دفتر کنترل ترافیک هوایی، دقیقا چیزی را که لازم دارید در زمان مناسب در دسترس خواهید داشت. دیگر هیچ گاه اطلاعاتی مانند شماره تلفن فراموش نخواهند شد.

چگونه کنترل ترافیک هوایی بسازیم؟
دفتر کنترل ترافیک هوایی کاغذهای تاریخ داری هستند که در یک کلاسور قرار داده شده اند و برای هر روز دو صفحه در نظر گرفته شده است. فرمت یک هفته در یک برگ، فضای کافی در اختیار قرار نمی دهد تا فعالیت های روزانه را به طور کامل یادداشت کنید. همچنین برای یادداشت نکات، فضایی باقی نمی ماند.
برای ساختن دفتر می توانید یک دفتر سیمی تهیه کرده و بر صفحات آن تاریخ روزهای آینده را یادداشت کنید. روی آخرین صفحه تاریخ نزنید و بنویسید “آینده”. تمامی اطلاعات صفحه آینده را به دفتر بعدی منتقل کنید.
تمامی سیستم های یادآوری و پیگیری را جمع آوری کنید. غالب افراد معمولا از دو یا سه روش زیر استفاده می کنند.
تقویم جیبی، تقویم رومیزی، تقویم دیواری، تقویم ماهانه شرکت، تقویم خانوادگی روی یخچال، یادداشت در کامپیوتر، کاغذهایی که در جلسات همراه شما هستند، کاغذهای روی میزکار، کاغذهای روی زمین، یادداشت های کوچک چسبان و بردهای اطلاع رسانی، یادآوری افراد دیگر، یادداشت هایی روی آینه دستشویی و ایمیل و پیام های صوتی.
تمامی اطلاعات را در کنترل ترافیک هوایی وارد کنید. از حروف و عددها برای اولویت بندی فعالیت ها استفاده کنید. به یاد داشته باشید که این فهرست گزینه ها است و نه کارهایی که باید انجام شوند. فعالیت های بزرگتر را با عنوان “قرار مالقات با خودتان” یادداشت کنید. مراجع لازم را یادداشت کنید، مثال بنویسید به پرونده مشتری مراجعه شود
اگر نمی دانید کاری را کی باید انجام دهید، مدتی قبل از آخرین فرصت، در دفتر یادداشت کنید. روش های پیگیری قدیمی را حذف کنید. تمامی سیستم هایی را که کمی پیش نام بردیم کنار بگذارید. جای مخصوصی را برای دفترتان در نظر گرفته و آنرا همیشه به صورت باز بر میزکار قرار دهید.
به دیگران بگویید که از این روش ثبت فعالیت ها و قرارها استفاده می کنید تا ملزم به اجرای آن باشید.

تکنیک های پیشرفته کنترل ترافیک هوایی
برنامه ریزی از قبل، استرس و نگرانی آخرین فرصت ها را از بین می برد.
اگر باید گزارشی بنویسید که آخرین مهلت آن روز 30ام ماه است، قبلا برنامه ریزی کنید تا وقت کافی برای فعالیت های لازم برای تهیه گزارش را داشته باشید.
اگر با نوشتن فعالیت ها، دو صفحه مربوط به آن روز پر شد، می توانید از یکی از صفحات خالی روزهای قبل استفاده کنید. در زیر صفحه فعلی بنویسید به صفحه … مراجعه کنید.
اعتراضات کاربران جدید
این کار زمان زیادی را اشغال خواهد کرد
برای نوشتن کارها در دفتر کنترل ترافیک به طور روزانه، تنها به 10 دقیقه زمان نیاز دارید. زمان کمی که به این کار اختصاص می دهید ارزشش را دارد، زیرا شما را از سقوط در شلوغی و نگرانی نجات می دهد.

علاقه ای به نوشتن فعالیت های روزانه ندارم
شما هم اکنون نیز مطالب زیادی را می نویسید. با این روش تمامی آن اطلاعات را فقط در یک محل می نویسید.

فراموش می کنم به دفترم مراجعه کنم
آن را همواره به صورت باز بر میز کار خود داشته باشید.

برای حمل و نقل خیلی سنگین است
دفتر سبک تری را انتخاب کنید و اگر اقلامی را استفاده نمی کنید آنها را با خود حمل نکنید.

برنامه ریزهای الکترونیکی
برنامه ریزهای الکترونیکی توصیه نمی شوند. برای نگهداری یک سیستم برنامه ریز الکترونیکی به انضباط بسیار بیشتری نیاز دارید. افراد زیادی اطلاعات با ارزش خود را به خاطر هنگ کردن سیستم، باتری خراب یا مشکلی در نرم افزار و … از دست داده اند. بسیاری از افراد، پس از آزمودن سیستم های الکترونیکی به برنامه ریزهای کاغذی برمی گردند.

مرحله سوم: پرونده های معلق
بخشی را به پرونده های معلق اختصاص دهید. این بخش پرمصرف ترین بخش شما خواهد بود. در این بخش کاغذهایی را که مهم هستند و نیاز به اقدام دارند، ولی ارزش نگهداری در پوشه ای جداگانه را ندارند قرار دهید.

قانون اولیه پرونده های معلق به شرح زیر است:
هیچ گاه کاغذی در پوشه پرونده های معلق قرار نمی گیرد، مگر آنکه قبل از آن در دفتر کنترل ترافیک نوشته شود.

چگونه پوشه پرونده های معلق بسازیم؟
• پوشه ای تهیه کرده و روی آن بنویسید “پرونده های معلق”.
• آن را در فایل میز کار خود قرار دهید.
• تمامی اطلاعات جسته و گریخته روی میز کار را جمع آوری کرده و در آن قرار دهید.
• فعالیت یا قرار مربوطه را در دفتر کنترل ترافیک یادداشت کنید.
در دفتر خود حرف م را بنویسید تا بدانید که باید به پرونده های معلق مراجعه کنید.
کاغذ را در پوشه پرونده های معلق قرار داده و آنرا فراموش کنید. در زمان لازم، دفتر کنترل ترافیک، به شما یادآوری لازم را خواهد کرد.

مرحله چهارم: هم اکنون تصمیم بگیرید
دفتر کنترل ترافیک را بررسی کرده و دریابید که به طور متوسط چند کار در روز انجام می دهید.
تخمین بزنید که در روز چند بار “نه” می گویید. تعداد متوسط کارهای تمام شده در روز را از عدد 190 کم کنید تا تعداد دفعاتی که باید نه بگویید مشخص شوند. (در روز بطور متوسط 190 تماس، تلفن، ایمیل، اطلاعات خواندنی و … دارید.)
وقتی تقاضایی می شود که زمان شما را اشغال خواهد کرد، قاطعانه تصمیم گیری کنید. از خود بپرسید کاری که باید انجام دهم چیست؟ و آیا زمان کافی برای انجام آن دارم؟

در تخمین زمان های تحویل کار یا قرار ملاقات واقع بین باشید.
وقتی از شما خواسته می شود برنامه خود را تغییر دهید، با نشان دادن دفتر کنترل ترافیک به شخص مقابل، از او بخواهید تا با توجه به برنامه شما، تصمیم معقولانه ای گرفته شود.
این دیدگاه را عوض کنید که کاری را بعدا انجام خواهید داد. آنرا یا هم اکنون انجام دهید و یا دیر خواهد شد.
برای هر کاغذ جای خاصی داشته باشید. اگر برای چیزی جای خاصی در نظر گرفته نشده ، یعنی باید کشوها، جعبه ها، پوشه ها و مکان های ذخیره سازی را بیشتر کنید.

مرحله پنجم: همواره در حال اولویت بندی باشید
• اولویت ها را تشخیص دهید.
• از روشی برای اولویت بندی استفاده کنید: با حروف یا اعداد، رنگ یا هر روشی که خود ابداع می کنید.
• هر روز قدم های کوچکی به سوی رویاها و هدف های بزرگ بردارید. هدف هایی که با به یاد آوردن آنها تپش قلب تان بیشتر می شود.
• وقفه های غیرمنتظره را نیز اولویت بندی کنید. 85 درصد وقفه های روزانه ای که باعث اتلاف وقت شما می شوند را حذف کنید.
• در مورد مزایای کار متمرکز و بدون وقفه با رئیس تان صحبت کنید.

مرحله ششم: عادات روزانه ضروری
روز خود را برنامه ریزی کنید
• قبل از شروع روز کاری، کارها را اولویت بندی کنید.
• قرارهای ملاقات را مرور کنید.
• کارهای بزرگ تر را به عنوان قرار ملاقات در نظر بگیرید تا بتوانید تبدیل به کارهای کوچک تر کنید.
• زمان و مکانی را برای تمرکز بر موضوعی خاص در نظر بگیرید.

با برنامه کار کنید
• تمامی ابزار لازم برای فعالیت اول را جمع آوری کنید.
• کار بر فعالیت اول را آغاز کنید.
• وقتی کار تمام شد، تمامی وسایل را به جای خود برگردانید.
• تمامی ابزار لازم برای فعالیت دوم را جمع آوری کنید.
• کار بر فعالیت دوم را آغاز کنید.
• این کار را تا پایان روز ادامه دهید.
• پنج دقیقه انتهایی را به فعالیت های پایان روز اختصاص دهید.

پایان روز کاری
• روز کاری خود را مرور کنید.
• برای کارهایی که با موفقیت انجام داده اید خوشحال باشید.
• کارهایی که باید مجددا برنامه ریزی شوند را مشخص کنید.
• زمان معقول لازم برای به پایان رساندن کار را تخمین بزنید.
• در دفتر روزانه جلوی کارهایی که هنوز تمام نشده اند یک فلش بگذارید.
• تمامی فعالیت های غیر ضروری را از فهرست حذف کنید. اگر فعالیتی 5 بار به روزهای بعد منتقل شده، می توانید آن فعالیت را برای همیشه از فهرست حذف کنید.
در پایان روز میزکار خود را پاکسازی کنید.
• تمامی کاغذها و وسایل روی میز را به جای خود برگردانید.
• هیچ گاه کاغذهایی را بر میز نیمه کاره رها نکنید.
• ذهن خود را از کار جدا کرده و از زندگی، دوستان و خانواده لذت ببرید! با یک حمام دلپذیر جشن بگیرید و به کارهای موردعلاقه خود بپردازید.

منبع:

https://aigitali.com/order-from-chaos-ebook/

چکیده کتاب بزرگ شدن اثر ورن هارنیش
نکات کلیدی کتاب Scaling Up اثر ورن هارنیش
• فقط 4 درصد شرکت های آمریکایی بیش از 1 میلیون دلار درآمد دارند.
• تعداد محدودی از این 4 درصد به “غزال” تبدیل می شوند؛ یعنی همان شرکت های سریع الرشدی که تقریبا همه رشد شغلی و نوآوری ملت ها را بر عهده دارند.
• غزال ها بر بهبود “افراد، استراتژی، اجرا و نقدینگی” تمرکز می کنند.
• این بحث را با مهم ترین مورد یعنی نقدینگی آغاز می کنیم. برای ایجاد تغییر و توسعه پایدار از “اصول راکفلر” استفاده کنید.
• یک هدف دشوار 10 تا 25 ساله و چند هدف 90 روز، برای خود مشخص کنید تا همزمان که در حال تلاش برای رسیدن به اهداف بلندمدت هستید، به آنها هم دست پیدا کنید. مطمئن شوید که همه اهداف شرکت را می‌‌دانند و برای دستیابی به آنها تلاش می کنند.
• افراد را با دقت استخدام کنید و مدیران بزرگ را به کار گیرید. مدیران خوب باعث بهره وری کارمندان می شوند.
• مسئولیت دستیابی به هر هدف باید به یک شخص خاص سپرده شود.
• هر هدف با یکی از ارزش های شرکت همسو است. همه کارمندان باید ارزش های شرکت را بشناسند و آنها را به کار گیرند.
• بر نقدینگی و جریان پول نقد تمرکز کنید؛ زیرا حیاتی ترین عامل رشد است.
• رهبران غزال ها به کار تیم شان ارج می دهند، کارها را در مقیاس بزرگ به دیگران واگذار می کنند و برای پیش بینی و اتخاذ تصمیم های بهتر، از داده ها و اطلاعات استفاده می کنند.

آنچه در این چکیده می آموزید:
1 .چطور شرکت های متوسط و سریع الرشد که غزال نامیده می شوند با استفاده از اصول و روندهای عادی می توانند به سرعت بزرگ شوند.
2 .چطور این اصول و روندها می توانند شرکت شما را به غزالی چابک تر با رشد بیشتر تبدیل کنند.

به ندرت پیش می آید کتابی خوانندگانش را با این حجم از اصطلاحات تخصصی و سخن مشاوران گیج کند؛ اما همچنان ارزشمند باشد. این کتاب به قلم ورن هارنیش نویسنده و مربی، در میان صد کتاب برتر کسب وکار قرار می گیرد. دلیل آن اصالت یا فوق العاده بودن کتاب نیست، بلکه مطالب کاربردی و گسترده آن است. هارنیش و تیم آموزشی اش خلاصه برترین تفکر معاصر در حوزه کسب وکار، رهبری و مدیریت استعدادها را به این کتاب 200 صفحه ای درباره روش ساخت کسب وکار تبدیل کرده اند. او سازمانهای ایده آل و سریع را غزال می نامد که نام شرکت آموزشی خودش نیز هست و با خواندن متن، جدول ها، گزارش کار و تصاویر آموزنده اش، حتما او را به خاطر تبلیغ برند خودش می بخشید. آیجیتالی خواندن این کتاب الفبای ضروری را به شما پیشنهاد داده و هشدار می دهد که “شاید از خواندن این کتاب لذت نبرید، اما حتما مطالب زیادی از آن می آموزید. خواندن و هضم دیدگاه هارنیش پشتکار زیادی می خواهد؛ اما اثر بزرگی بر کارتان خواهد داشت“.

کشورهای غزال دار برتر هستند
خیلی از شرکت ها کوچک شروع می کنند و کوچک هم می مانند. اما تعداد کمی از سازمان های کوچک یعنی “موش ها” اوج می گیرند، رشد سریع دارند و به تدریج به 1 میلیون، 10 میلیون و حتی 100 میلیون دلار درآمد می رسند. بعضی آنقدر پیشرفت می کنند که به “فیل” تبدیل می شوند، یعنی بزرگترین شرکت های دنیا که فقط 1 درصد همه شرکت های جهان هستند. بین موش ها و فیل ها می توانید غزال های کمیاب را ببینید که 2 تا 3 درصد همه شرکت ها هستند و تقریبا همه ی بار ایجاد اشتغال و نوآوری ملت ها بر دوش آنها است. 96 درصد شرکت های آمریکایی شرکت های کوچکی هستند که سالانه کمتر از 1 میلیون دلار درآمد دارند. غزال ها باید برای بقا از روندهای ثابت و محکم استفاده کنند. غزال های موفق عادت های خوبی را پرورش داده و از آنها پیروی می کنند تا از شکست اجتناب کرده و توان مقابله با هر شرکت سریع الرشدی را داشته باشند. آنها بر چهار حوزه اصلی کسب وکار یعنی افراد، استراتژی، اجرا و نقدینگی تمرکز می کنند.

نقدینگی خیلی مهم است
در اکثر شرکت های در حال رشد، وقتی جریان پول نقد کاهش پیدا می کند یا متوقف می شود، دیگر هیچ چیز مهم نیست. رهبران و تیم های عالی یا استراتژی درخشان هم نمی تواند شرکتی را که مشکل نقدینگی دارد، نجات دهد. فقط پول نقد می تواند باعث رشدتان شود؛ اما رشد هم پول زیادی می خواهد. دریافتنی ها را به سرعت جمع آوری کنید، از بخش حسابداری بخواهید صورتحساب های دقیق را به موقع برای مشتریان ارسال کند و به دنبال روشی برای افزایش سودآوری باشید. برای کاهش مالیات هزینه نکنید. هیچوقت مشکلات نقدینگی را با حداکثر اعتبار خود (حداکثر مبلغی که می توان از کارت اعتباری برای خرید یا وام استفاده کرد) حل نکنید. پول نقد کافی برای 60 روز را دم دست داشته باشید تا هزینه ها را پوشش دهید و از مشکلات خلاص شوید. رای مدیریت جریان نقدینگی و پس انداز از “هفت اهرم مالی کلیدی” استفاده کنید.

1 .قیمت ها را افزایش دهید.
2 .تعداد بیشتری از محصول را با همان قیمت قبلی بفروشید.
3 .برای مواد اولیه کمتر هزینه کنید.
4 .هزینه های اجرایی را کاهش دهید.
5 .مبالغ معوقه را زودتر دریافت کنید.
6 .ذخیره و موجودی محصول را کاهش دهید.
7 .پرداخت به دیگران را به تعویق اندازید.

برای دوبرابر کردن جریان نقدینگی از “قدرت یک” استفاده کنید. برای استفاده از این تکنیک باید باید تغییر 1 روزه یا 1 درصدی را در هر یک از هفت اهرم اِعمال کنید. مثال 1 درصد بیشتر بفروشید یا پرداخت ها را 1 روز به تاخیر بیندازید و غیره.

افراد مهم هستند
افراد مناسب را در جایگاه مناسب قرار دهید، مخصوصا اگر برای جایگاه های رهبری نیرو استخدام می کنید. استخدام و حفظ افراد برتر با جذب و حفظ مشتری (اولویت اصلی شما) رابطه مستقیم دارد. برای یافتن افراد مناسب کارت امتیازی تهیه کرده و فهرست اهداف، نتایج و قابلیت های مورد نیاز شرکت را روی آن بنویسید. داوطلبان باید با فرهنگ شرکت سازگار باشند و قابلیت های ذکرشده در کارت امتیاز شغلی را داشته باشند.

طیف وسیعی از داوطلبان (حدود 20 نفر در هر مرحله) را بررسی کنید تا بتوانید احتمال استخدام عالی را افزایش دهید. با اجرای یک پیش آزمون آنلاین تعداد داوطلبان را از 20 به 10 نفر کاهش دهید. با 10 نفر باقی مانده تلفنی مصاحبه کرده و هفت نفر را انتخاب کنید. سابقه کاری هر داوطلب را بررسی کرده و به دنبال سرنخ هایی از احتمال موفقیت شان در آینده بر اساس رفتار و عملکرد گذشته شان باشید. شاید هر مصاحبه مخصوصا برای شغل های مهم سه تا چهار ساعت طول بکشد. با این استخدام ها باید مهارت ها، تفکرات و تجربیات مختلف را گرد هم آورید. وقتی افراد مناسب را پیدا کردید، در بهبود و آموزش شان سرمایه گذاری کرده و وظایف گسترده ای را به آنها واگذار کنید. مدیران را بر اساس توانایی شان در آموزش نه بر اساس مهارت های تکنیکی انتخاب کنید.

مطمئن شوید مدیران کار خوب تیم شان را می بینید. افراد برای موفق شدن باید احساس ارزشمندی داشته باشند. مدیران باید نقاط قوت اعضای تیم شان را بدانند یعنی بدانند چه کارهایی را خوب انجام می دهند، چه کارهایی را دوست دارند و چه چیزی به آنها انرژی می بخشد. کار را بر اساس این موارد سازماندهی کنید. هر کارمندی باید چند شاخص کلیدی عملکرد داشته باشد که با اهداف بزرگتر و عمومی شرکت همسو باشد. مدیران باید با یادآوری اهداف بزرگتر، به کارمندان انگیزه ببخشند. مدیران باید کارها را واگذار کنند تا خودشان بتوانند به آموزش بپردازند، موانع سد راه کارمندان را از بین ببرند و به آینده بیندیشند.

حقوق خوبی به مدیران ارشد و کارمندان بدهید، حتی اگر مجبور به استخدام افراد کمتری باشید. مثال، َسم کلاب و کاستکو را در نظر بگیرید. اگر هر کارمند سمکلاب ساعتی 10 دلار درآمد داشته باشد، کارمند هم رده او در کاستکو ساعتی 17 دلار درآمد دارد. با این وجود، کاستکو به 6 کارمند و سم کلاب به 10 کارمند نیاز دارد و در مجموع کاستکو 8 درصد برتری دارد. بعد از یک سال این فاصله بیشتر می شود. کارمندان سم کلاب سه برابر کارمندان کاستکو شغل شان را ترک می کنند که منجر به استخدام و آموزش مجدد و پرهزینه افراد جدید می شود.

توجه به ارزش ها ارزشمند است
استراتژی روندی دائمی است. ابتدا “ارزش های اصلی” را تعیین کنید که همه افراد شرکت از آنها اطلاع دارند و برای اتخاذ تصمیمات سخت مخصوصا در مورد مشکلات اخلاقی به آنها رجوع می کنند. تعیین ارزش های اصلی شرکت زمانبر است. از اصطلاحات نخ نما مثل “صداقت” و “یکپارچگی” استفاده نکنید. عباراتی پیدا کنید که ارزش های سازمان تان را با جزئیات شرح دهد.
“هدف اصلی” شرکت را تعیین کنید. دلیل وجودی سازمان تان چیست؟ به چه کسانی خدمت رسانی می کند؟ چه مشکلاتی را حل می کند؟ از افراد بپرسید که کار شرکت چیست و دلیل آن کدام است؟ این پاسخ ها را در قالب یک عبارت یا واژه کوتاه و بامعنی بگنجانید؛ مثل “شادی” که دلیل وجودی شرکت دیزنی و “نوآوری” که دلیل وجودی شرکت تری‌ام است. “قابلیت های اصلی” شرکت را ترسیم کنید که نشان می دهد سازمان شما کدام کار را بهتر انجام می دهد تا به مشتریان نفع برساند.
همه فعالیت های شرکت را به ارزش های اصلی آن گره بزنید. مثال افراد را فقط بر اساس سازگاری شان با ارزش های شرکت استخدام کنید. این ارزش ها را به کارمندان جدید معرفی کرده و تقویت کنید. به افرادی که نماد ارزش های شرکت هستند، جایزه داده و آنها را معروف کنید و پای بندی به ارزش ها را در سیستم ارزیابی عملکرد خود لحاظ کنید. برای ارتقا و تقویت ارزش های شرکت روی مدیران تان حساب کنید.
هفت لایه ی استراتژی
یک تیم کوچک استراتژی طراحی کنید که هفته ای یک ساعت جلسه داشته باشند. در این فاصله باید درباره رقبا تحقیق کنند، با مشتریان صحبت کرده و ایده های کارمندان را جمع آوری کنند. تیم استراتژی باید رویکردی هفت مرحله ای داشته باشد:

1 .واژه‌هایی که مخصوص شما است (شناخت مشتری از برند شما)
واژه هایی که باید در بازار مختص شما باشند را پیدا کنید، مثل “ایمنی” که واژه اختصاصی ولوو است. با استفاده از برنامه ریز واژگان کلیدی ادز گوگل و با تولید محتوا (مقالات، ویدئوها، مطالعات موردی و مواردی از این دست) کلمات مخصوص خود را پیدا کرده و بخرید و با استفاده از آنها جایگاه شرکت را مشخص کنید.

2 .تعهد‌ات برند
ارزشمندترین مشتریان تان را بشناسید، یعنی همان گروه کوچکی که بخش اعظم سود شرکت تان را تامین می کنند. به خواسته های احساسی آنها به اندازه نیازهای منطقی شان توجه کنید. تعهدات برند خود را مشخص کرده و ارتقا دهید، یعنی همان ضمانت هایی که بهترین مشتریان را ترغیب می کند بیشتر با شما کار کنند.

3 .تضمین تعهد برند (خالص‌سازی کار)
کار مهم و اصلی خود را بدون حواشی مشخص کنید: این تضمینی است که به مشتریان می دهید. مثال تضمین کنید اگر مشتری ناراضی باشد کل مبلغ را به او بازمی گردانید. به این تعهد پایبند باشید. ترتیبی دهید که عدم پایبندی به این تعهد برای شرکت دردآور باشد.

4 .استراتژی یک‌جمله‌ای (کلید پولسازی)
مشتریان می خواهند همه کاری برایشان انجام دهید (بهترین قیمت، بهترین کیفیت، بهترین خدمات و …)، اما نمی توانید، پس بر یک مزیت کلیدی تمرکز کنید که به کاربران ارائه می دهید. اپل به “معماری بسته اش” افتخار می کند. آیکیا این امکان را فراهم می کند که مبلمان با بسته بندی مسطحش را خودتان سرهم کنید. آیکیا و اپل بخش کوچکی از خریداران را جذب می کنند، اما برترین های صنعت خود هستند.

5.کارهایی برای ایجادتمایز (3 تا 5 روش)
استفاده رقبا از واژه هایی شبیه ضمانت ها و پیام های برند شما، آسیبی به کسب وکارتان نمی زند، اما باید روش ارائه‌‌تان با آنها تفاوت داشته باشد.
بیلددایرکت یک شرکت سریع الرشد تولید کفپوش است که محصولاتی باکیفیت و ارزان ارائه می دهد. این شرکت برندهای غیرمعروف را می فروشد و فقط در صورت داشتن سفارش کافی و دریافت مبلغ از پیش، محصول تولید می کند. خطوط هوایی ساوثولز هم مانند سایر هواپیمایی ها، ارزان و قابل اعتماد است، اما برای کارآمدی بیشتر فقط از یک مدل هواپیما استفاده می کند و اجازه رزرو صندلی هایش را نمی دهد.

6 .عامل ایکس (مزیت 10 برابر و 100 برابر)
عامل ایکس را پیدا کنید یعنی همان کاری که می تواند شما را حداقل 10 برابر از رقبا جلو بیندازد. زنجیره خانه استیک اَوت‌بک فهمید که نرخ جابجایی مدیرانش بسیار بالا است و به طور متوسط هر 6 ماه یکبار عوض می شوند. همین موضوع مانع اصلی شرکت در افتتاح رستوران های جدید بود. این شرکت یک فرمول جریمه طراحی کرد که باعث شد مدیران ده برابر طولانی تر در شغل شان بمانند و به سومین زنجیره رستورانی بزرگ و سودآور در ایالات متحده تبدیل شد.

7 .سود به ازای هر تجربه (موتور اقتصادی) و تعیین هدف بزرگ، دشوار و شجاعانه (هدف 10 تا 25 ساله)
یک هدف بزرگ، دشوار و شجاعانه انتخاب کنید که با استراتژی مرتبط باشد. بر این اساس یک ماتریس سود هم تعیین کنید. هدف شرکت بالن قرمز این است که خریداران را متقاعد کند به تجربه ها بیش از اشیا ارزش دهند. این شرکت متخصص بالن سواری است و در سال 2005 هدفی برای خود تعیین کرد که تا سال 2015 دو میلیون تجربه پرواز با بالن بفروشد. ماتریس اصلی آنها کسب سود به ازای هر تجربه است.

اجرا مهم است: “اصول راکفلر”
برای موفق شدن باید تمرکز کنید. هدف اصلی، هدف بلندمدت و بزرگ، ماتریس های مهمی که شما را به آن هدف می رسانند و عوامل متمایزکننده ای که شما را برجسته می کند را به یاد داشته باشید. 10 اصل مهمی که جان.دی.راکفلر بیش از یک قرن پیش ارائه داد را به کار گیرید. این اصول هنوز هم در شرکت ها استفاده می شوند.

اولین اصل راکفلر هماهنگ کردن رهبران با یکدیگر است. آنها را هر هفته دور هم جمع کنید. مطمئن شوید که در قالب گروه از مطالب جدید آگاه می شوند و در بحث های جدی و آزاد شرکت می کنند. با پیدا کردن ماتریس مهمی که شرکت تان را به سمت اهداف 90 روزه هدایت می کند، بر دومین اصل راکفلر تمرکز کنید. قطعه مهمی که با پیدا کردنش همه چیز به حرکت می افتد،چیست؟ آیا معرفی مشتریان جدید توسط مشتریان فعلی یا کاهش ضایعات است؟ آن را بیابید و از همه بخواهید بر آن تمرکز کنند.
سومین اصل راکفلر این است که اعضای تیم باید مرتب با هم ملاقات کنند. در حالت ایده آل، هر روز یک گردهمایی 15 دقیقه ای راس ساعت مشخص ترتیب دهید و هفته ای یک ساعت و ماهی نصف روز جلسه داشته باشید. اعضای تیم باید هر سال چند روز دورهمی خارج از شرکت داشته باشند. داشتن جلسات تیمی نیروی ذهنی همه افراد را یکپارچه می کند و فشار اجرایی بر همه اعضای تیم یکسان خواهد بود. همچنین همه فرصت پیدا می کنند اطلاعات یکسانی را همزمان و به روش مشابه بشنوند.
تیم ها را کوچک و مرتبط با مشتریان نگه دارید. تعیین وظیفه هر نفر چهارمین اصل راکفلر است. وظایف هر سطح مدیریتی مثل فروش، بازاریابی، عملیات، مراقبت از مشتریان و غیره را مشخص کنید. نام فرد یا افرادی که مسئولیت انجام آن را دارند را مقابل آن وظیفه بنویسید. روبه روی هر گروه فقط نام یک نفر را بنویسید و نام هر نفر فقط می تواند در دو گروه بیاید نه بیشتر. شاخص های کلیدی عملکرد را مشخص کنید. در هر گروه عنوان ها را از کارها جدا کنید و شاخص های کلیدی عملکرد قابل ارزیابی را انتخاب کنید. هر گروه باید یک شخص مسئول داشته باشد، کسی که مطمئن باشید می تواند به شاخص های کلیدی عملکرد مورد توافق دست یابد. پروژه ها و روندهای هر گروه را مشخص کنید. برای هر گروه وظایف و شاخص های کلیدی عملکرد تعیین کنید. برای حذف گام های بیهوده در روندها از روش های ساده استفاده کنید. وقتی که مسئولیت ها و شاخص ها کلیدی عملکرد هر گروه را مشخص کردید، چک‌لیست‌هایی تهیه کنید تا مرجع افراد باشد، به اجرا سرعت بخشد و از بروز اشتباه جلوگیری کند.
پنجمین اصل راکفلر جمع آوری اطلاعات از کارمندان است. رهبران باید هر هفته با یکی از افراد تیم ملاقات کنند تا ببینند شرکت باید چه کارهایی را شروع کند، چه کارهایی را متوقف کند و به چه کارهایی ادامه دهد. برای بهبود درآمد، کاهش هزینه ها یا ساده تر کردن روندها، نظر افراد را بپرسید. ششمین اصل راکفلر این است که رهبران باید اطلاعاتی هم از مشتریان جمع کنند. هر هفته حداقل یکبار با مصرف کننده نهایی محصول یا خدمت تان گفتگو کنید. از برنامه ها و اولویت هایش بپرسید و ببینید چه نظری درباره رقبایتان دارد. همچنین از فروشندگان خود مخصوصا برای شناخت “هوش بازار” استفاده کنید. کسب اطلاعات بازار از کارمندان، فروشندگان، مشتریان و سایر ذینفعان، به شما قدرت پیش بینی می دهد که یک وظیفه مهم در رهبری است.
برای ارزیابی میزان مشارکت خریداران از ان.پی.اس یا “شاخص خالص تروج کنندگان” استفاده کنید. ان.پی. اس می پرسد: مشتریان چقدر محصولات و خدمات شما را دوست دارند؟ کار کردن با شما چقدر ساده است؟ و چقدر راحت شما را به دیگران معرفی می کنند؟ هفتمین اصل راکفلر این است که یک هدف مشترک در سازمان ایجاد کنید. بر اساس اصل هشتم راکفلر باید مطمئن شوید که همه کارمندان تعریف درستی از کارهای سازمان دارند. نهمین اصل راکفلر از افراد می خواهد که برنامه های سه ماهه ای برای خود تعیین کنند که با اهداف کلی شرکت همسو باشد. اصل دهم راکفلر می گوید ماتریس های مهم را در مکان های پرتردد و قابل دید نصب کنید تا همه هر روز بتوانند موفقیت شرکت را ببینند.

بزرگ شدن زمان‌بر است
هر مرحله از رشد، اولویت های مختلفی دارد. وقتی شرکتی تاسیس می کنید، جذب مشتری و کسب درآمد اولویت های اول هستند. وقتی کار خود را از 1 میلیون به 10 میلیون دلار گسترش می دهید، نگران جریان نقدینگی هستید، زیرا گسترش ده برابری هزینه زیادی دارد.
اگر کسب وکارتان به بیش از 10 میلیون دلار گسترش یافت، رقبای بیشتری خواهید داشت و هزینه های درونی شرکت هم به نسبت درآمد افزایش می یابد. سپس، سودتان به حدی می رسد که بتوانید با تکنولوژی و روندهای پیشرفته زمینه رشد آینده را فراهم کنید. وقتی درآمدتان به 50 میلیون دلار و بیشتر رسید، باید بیشتر بر پایداری و ثبات تمرکز کنید تا همیشه جریان سود ثابت و قابل اتکا داشته باشید. وقتی از اصول و ابزار بزرگ شدن استفاده می کنید، منتظر معجزه نباشید. سفری که از ابتدای راه تا استاد شدن در کار طی می کنید، حدود 5 سال طول می کشد.

منبع:

https://aigitali.com/scaling-up-ebook/

نکات کلیدی کتاب Build A Brand In 30 Days اثر سیمون میدلتون
• برند شما تصویر محصول یا خدمت شما در ذهن مشتریان است.
• برندهای قوی متقاعدکننده، معتبر و سازگار هستند.
• کسب وکار باید سودمند باشد، اما پول تنها انگیزه شما نیست. اهداف عمیق تر خود را به برند ربط دهید.
• وقتی برندی با نیازها و احساسات مردم سازگاری داشته باشد و با آنها ارتباط برقرار کند، آن را می خرند. برندسازی فرایندی احساسی است. ارزش های شما چهره ای انسانی به کسب وکارتان می بخشد.
• تحلیل ساختاری در فرموله کردن استراتژی برندسازی به شما کمک می کند.
• بازار هدف خود را مشخص کرده و درباره مخاطبان خود بیشتر بیاموزید.
• برای متمایز کردن شرکت خود در ذهن مشتری باید نقاط قوت و ضعف رقبا و همچنین خودتان را بدانید.
• جایگاه سازی، نوع تفکر مردم درباره برند شما نسبت به سایر برندهای مشابه است.
• اگر با کارمندان خود صحبت کنید، به آنها گوش دهید، “آنها را تقویت کرده و به آنها احترام بگذارید“، به سفیران برند شما تبدیل می شوند.

آنچه در این چکیده می آموزید:
1 .برندسازی چیست و چه چیزی نیست؟
2 .چرا برندسازی برای موفقیت کسب وکار مهم است؟
3 .چگونه از فرایندی سیستماتیک برای برقرار کردن ارتباط برند با بازار هدف استفاده کنیم؟

سیمون میدلتون که خود را رهبر برندسازی می نامد با واژگانی شفاف و قابل درک برندسازی را توضیح می دهد و سپس در این راهنمای سیستماتیک، روش برندسازی کاربردی خود را به شما نشان می دهد. اگرچه او برای کارآفرینان و صاحبان مشاغل کوچک مطلب می نویسد، اما فرایند او برای کسب وکارها و شرکت های بزرگ نیز مصداق دارد. مطالب او چنان جذاب و حتی انگیزاننده است که خواندن این راهنما مانند گفتگو با یک دوست شوخ، دانا و دلسوز است. با این وجود، میدلتون مشتاقانه پیشنهاد می کند به مدت یک ماه هر روز یک فعالیت برندسازی متفاوت را در پیش گیرید. اما اگر می خواهید این 30 روز را به 3 ماه یا بیشتر بسط دهید، روش این کار را نیز به شما می گوید. هزینه این کار بسیار کمتر از به خدمت گرفتن کارگزار یا مشاور است. آیجیتالی پیروی از پیشنهادهای میدلتون را به شما پیشنهاد می کند، اگرچه شاید با زمان بندی او برای این فرایند موافق نباشد.

برندسازی اولیه
برای تهیه و اجرای یک استراتژی برندسازی، باید بدانید برندسازی چیست و چه چیزی نیست. برندسازی اغلب با بازاریابی، تبلیغات یا نشان های تجاری اشتباه گرفته می شود. اما برندسازی بخشی از استراتژی بازاریابی یا صرفا شعار تبلیغاتی شما نیست. برند تصویر محصول یا خدمت شما در ذهن مشتریان است. برند همه مفاهیمی است که همه مخاطبان احتمالی درباره شما در ذهن و قلب خود دارند.

جان لیوایز یک فروشگاه بزرگ است. وقتی افرادی که با این برند آشنایی دارند نام آن را می شنوند، آن را به کیفیت، خدمت، ارزش، مشارکت و طبقه متوسط ربط می دهند. اگرچه مشتریان این فروشگاه سوابق مختلفی دارند، همه، مفاهیم یکسانی را از این برند دریافت می کنند. لوگوی شرکت نایک نیز مجموعه ای مشترک از معانی را برمی انگیزد، ازجمله موفقیت، ورزش، مد، کیفیت و … برند نایک جو و هویتی ایجاد کرده که موضوع دیگر فقط محصول نیست.

چرا برند؟
مصرف کنندگان همه تصمیمات خرید را بر پایه تحلیل ویژگی ها و منافع محصول اتخاذ نمی کنند. آنها اغلب بر ارتباط احساسی خود با برند تکیه می کنند. در خریدهای مختلف از اتومبیل گرفته تا یک فنجان قهوه، ارتباط با برند و مجموعه ای از معانی، سمت و سوی تصمیمات خرید آنها را مشخص کرده و آنها را به مشتریان دائمی تبدیل می کند. بدون برند، محصول شما فقط یک کالای بی هویت است. مردم مشتری برند شما می شوند زیرا به نحوی با نیازها و احساسات آنها سازگار است.

با در نظر گرفتن دو برند مورد علاقه خود، معنی عمیق تری برای مفهوم برندسازی بیابید. پنج دلیل خود برای متمایز دانستن معانی آنها را مشخص کنید. سپس فهرستی از معانی برند شرکت خود تهیه کنید. برندهای قوی ویژگی های مشخص و یکسانی دارند. برای مثال متقاعدکننده، معتبر و مرتبط هستند. اعضای بازار هدف، چه گروهی در همسایگی شما باشند و چه یک موسسه ملی، برند را می شناسند و آن را به معانی مشابه ربط می دهند. آنها نام برند، لوگو و شعار آن را به خاطر می سپارند. کسب وکاری که بر برندسازی کار کرده است نیازی ندارد مدام خود را تشریح کند.
قدرت تنها مشخص های نیست که تصویر برند را مشخص می کند. شاید عموم مردم برند شما را بشناسند و درک کنند، اما با این وجود برند هنوز معانی منفی را برانگیزد. کره شمالی و جنوبی را در نظر بگیرید. شاید درک یکسانی از هر دو داشته باشید، اما احتمالا تصویر شما از کره جنوبی مثبت تر است. شاید مردم درباره برندهایی با تصاویر منفی صحبت کنند، اما آن برندها از خریدهای مجدد کمی برخوردار هستند و تبلیغات آنها بی نتیجه است. اما وقتی برندی تصویری مثبت دارد، مردم سخاوتمندانه درباره آن هیاهو راه می اندازند، آن را به دوستان و همکاران خود پیشنهاد می دهند و خرید خود و بازخوردهای مثبت را تکرار می کنند.

هدف و استراتژی
شاید پول به شما انگیزه دهد تا کسب وکاری راه بیندازید اما قدرت آن با قدرت هدف قابل مقایسه نیست. معنای عمیق کسب وکارتان را بیابید که انرژی بخش ادامه راه است و آن را مبنای برندسازی خود قرار دهید. مردم به برندهایی پاسخ می دهند که به جنبه های انسانی توجه می کنند.

برقراری رابطه با احساسات خود و شناختن اهداف در ایجاد برند به شما کمک می کند. برندسازی یک فرایند احساسی است، اما اداره کسب وکار فقط به احساسات مربوط نمی شود. استراتژی نیز نقش مهمی ایفا می کند. وقتی همه چیز در حال پیشروی است و به موانع برمی خورید، یک استراتژی خوب مانند قطب نما عمل می کند. استراتژی هدف نهایی شما را تعیین می کند. استراتژی را با تاکتیک اشتباه نگیرید، تاکتیک ها روش هایی هستند که برای دستیابی به نتایج مورد نظر به کار می بندید.

استراتژی باید به مهارت هایی که دارید یا می توانید ایجاد کنید و اینکه چه کارهایی را باید به منابع بیرونی محول کرده یا واگذار کنید، توجه کند. برای مثال، وقتی در حال لذت بردن از ردیف کردن کتاب ها در کتابخانه هستید، شاید مهارت های طراحی لازم برای چیدن یک کتابخانه جذاب را نداشته باشید. در این حالت، می توانید کتابدار خود باشید اما کارمندی خالق را برای چیدن کتاب ها استخدام کنید.

تحلیل ساختاری
تحلیل ساختاری به شما کمک می کند تا مبانی استراتژی برند را تعیین کرده و ویژگی های کسب وکار خود که قابلیت تبدیل شدن به برند دارند را بشناسید. جدولی با 4 ستون و 8 سطر تهیه کنید. برای مثال، فرض کنیم می خواهید یک کافی شاپ تأسیس کنید. عنوان هر یک از 4 ستون را به یکی از جنبه های این موضوع مثل مکان، شیوه، نوع مشتریان و موارد مورد تاکید کسب وکار اختصاص دهید. در هر یک از 8 سطر گزینه های ممکن برای هر یک از عناوین را بنویسید.

برای مثال، زیر عنوان مکان می توانید گزینه های مرکز خرید، درون شهر، محله تجاری، جاده، اتومبیل سیار، اردوی دانشگاه، روستا و ساحل را لحاظ کنید. وقتی جدول را کامل می کنید همه جایگزین های مختلف را در نظر بگیرید. مشخص کنید کدام یک ایده اصلی شما را تقویت می کند، امکانات جدیدی ارائه کرده یا از نظر احساسی با شما ارتباط برقرار می کند. ترکیبی از گزینه هایی که می خواهید در آینده گسترش دهید را مشخص کنید. ارزش های شما چهرهای انسانی به کسب وکار شما می بخشد. با این وجود، برچسب درستکاری یا معتبر بودن به خود زدن چندان این معنی را منتقل نمی کند، زیرا چنین ارزش هایی معنای بسیار گسترده ای دارند و همه چنین کسب وکارها ادعاهایی می کنند.

برای تعریف ارزش های پرمعنی برای برند خود، جدول تحلیل ساختاری جدیدی به اندازه دلخواه تهیه کرده و در هر خانه ارزشی که برایتان مهم است را بنویسید. قابلیت به کارگیری هر ارزش در برند خود را تحلیل کنید تا واقعی، متقاعدکننده، معنیدار از نظر مصرف کنندگان، منحصربه فرد برای کسب وکار شما باشد و به راحتی ارتباط برقرار کند. از خود بپرسید که آیا حاضرید برای حمایت از این ارزش مبارزه کنید.

رقبای خود را بشناسید
هر محصول یا خدمتی رقبایی دارد. از این موضوع نترسید، بلکه دانا باشید. رقبای محلی، ملی و بین المللی خود را ارزیابی کنید. به نقاط قوت آنها توجه کنید و فکر کنید چگونه می توانید تجربه بهتری از برند خود ایجاد کنید. به دنبال عناصری باشید که مصرف کنندگان آنها را مختص برند رقیب می دانند و تفاوت های برند خود را مشخص کنید.

بازار خود را بشناسید
بازار هدف خود را مشخص کنید. به یاد داشته باشید که نمی توانید برای همگان همه چیز باشید. تلاش برای خشنودسازی همه باعث عدم تشخص و تمرکز برند می شود. مشتریانی که مورد هدف شما نیستند را مشخص کنید. برای مثال، اگر مهمان خانه ای با تخت و صبحانه را اداره می کنید، احتمالا متقاضی مشتریانی نیستید که خدمات 24 ساعته مطالبه می کنند، اصرار دارند حیوان خانگی خود را در اتاق نگه دارند یا تلویزیون می خواهند.
برند خود را تحلیل کنید
تمرینی که نام استعاری آن “عنکبوت 6 پا” است به شما کمک می کند برند خود را بهتر تحلیل کنید. دایره ای در وسط یک صفحه کاغذ بزرگ بکشید و 6 شعاع برای آن رسم کنید. هر شعاع را با پاسخ دادن به این سؤالات کامل کنید:

• محصول/مزیت: محصول یا خدمت شما چیست؟ چگونه به مشتریان نفع می رساند؟
• جایگاه مطلوب: ادراک مشتریان از برند شما در مقایسه با برند رقبا چیست؟
• شیوه: برند شما چگونه با مشتریان ارتباط برقرار کرده و با آنها تعامل می کند؟
• مأموریت: هدف محصول یا خدمت شما چیست؟
• چشم انداز آینده: می خواهید در بلندمدت به چه جایگاهی برسید؟
• ارزش ها: ارزش های شرکت شما چیست؟ تحلیل ساختاری شما چه ارزش هایی را برجسته می کند؟

جایگاه سازی
جایگاه سازی مربوط به فضایی است که برند شما در قلب ها و اذهان مخاطبان در مقایسه با برندهای رقبا ایجاد می کند. فرض کنید صاحب یک دوچرخه فروشی هستید که دوچرخه های گران قیمت می فروشد. در انتهای خیابان یک فروشگاه ورزشی وجود دارد که دوچرخه و سایر لوازم ورزشی می فروشد. به جای اینکه آن فروشگاه را به چشم رقیبی ببینید که کسب وکار شما را کساد کرده است، جایگاه فروشگاه خود را با توجه به آن مشخص کنید. شما کالاهای گران قیمت دارید درحالیکه او کالاهای تقلبی می فروشد. کارکنان شما دانش تخصصی دارند، اما کارمندان آن فروشگاه کارمندانی معمولی هستند. مشتریان شما دوچرخه سواران حرفه ای هستند نه کسانی که می خواهند تعطیلات آخر هفته را دوچرخه سواری کنند.

یک بیانیه جایگاه سازی دقیق برای استفاده در داخل شرکت تهیه کنید که نقاط قوت برند و اهداف شما را تشریح کند. روش هایی که می توانید از آنها برای دستیابی به این اهداف استفاده کنید و معنی برند خود برای مشتریان را مشخص کنید. در آگهی های تبلیغاتی خود یک خط را به جایگاه سازی اختصاص دهید تا تصویر برند را مانند شعار تبلیغاتی خود شفاف کنید، مثل شعار نایک “فقط انجامش بده”. شعار تبلیغاتی باید کوتاه، ساده و معتبر باشد. از جناس ساختن و زبان های خارجی اجتناب کنید.
چندین ترکیب از واژگان را بنویسید، آنها را از نظر املاء و دستور زبان بررسی کرده و قبل از تصمیم گیری آنها را روی مخاطبان نمونه امتحان کنید.

اصول تبلیغات
بازاریابی و تبلیغات نمی توانند جایگزین یکدیگر شوند. بازاریابی شامل فعالیت هایی است که محصول یا خدمت شما را به بازار می آورد. تبلیغات فضایی است که در رسانه ها برای تملک آن پول می دهید. وقتی آگهی چاپی، آگهی رادیویی یا آگهی تلویزیونی تهیه می کنید، پیام را کنترل می کنید. ارتباطات رسانه ای واژهای گسترده است که اغلب فعالیت های روابط عمومی را نیز در بر می گیرد. ممکن است برای روابط عمومی هزینه ای نپردازید، اما پیام آن را نیز کنترل نمی کنید. با این وجود، چاپ داستانی در مطبوعات از تبلیغات پولی معتبرتر است.

نشریات، برنامه های رادیویی و تلویزیونی و همچنین وبسایت ها برای تأمین محتوا به خروجی مطبوعات و پیام های اطلاع رسانی متکی هستند. یک پیام اطلاع رسانی که آن را از طریق ایمیل ارسال می کنید شامل موارد زیر است:

• نامه ای کوتاه که محصول را معرفی می کند.
• توضیحاتی درباره محصول یا ویژگی یا فعالیت اخیر آن که ارزش خبری دارد.
• جزئیات سوابق، از جمله چندین عکس با کیفیت.
• اطلاعات کامل تماس با شما.

برای چاپ آگهی در مطبوعات، موضوع اصلی را در سه یا چهار واژه در عنوان بگنجانید، نکته مهم پیام خود را در بند کوتاه اول بگنجانید و سپس عناصر مرتبط دیگر را به آن اضافه کنید. تقریبا هیچکس همه متن آگهی های درج شده در مطبوعات را نمی خواند. بنابراین، اطلاعات لازم را در ابتدی آگهی درج کنید.

خلق آگهی
خلق آگهی های موثر مهارتی است که اغلب صاحبان کسب وکارهای کوچک از کمبود آن رنج می برند. شناخت دام هایی که باید از آنها اجتناب کنید به شما کمک می کند تا بودجه خود را موثرتر خرج کنید. برای مشخص کردن هدف اصلی تبلیغات، باید بدانید که می خواهید اطلاع رسانی کنید، فروش ایجاد کنید یا جایگاه خود را شفاف کنید. مخاطبان هدف خود را به وضوح مشخص کنید. حوزه جغرافیایی محل سکونت آنها و همچنین اولویت هایشان برای محصولات و خدمات را مشخص کنید. ببینید بیشتر از چه رسانه ای استفاده می کنند و مکان هایی تبلیغاتی خریداری کنید که با موقعیت مکانی و علایق آنها سازگار است. شاید مایل باشید با افراد حرفه ای در زمینه تبلیغات قرارداد ببندید تا آگهی شما را نوشته و طراحی کنند یا رسانه لازم را برایتان خریداری کنند.
حضور در وب ضروری است. وبسایت برند شما باید از نظر دیداری جذاب، قابل دسترسی، آموزنده، متقاعدکننده، جدید، تعاملی و بهتر از وبسایت رقبا باشد.

فرض کنید برند خود را در وب سایت های دیگر و بازارهای آنلاین نمایش می دهید. روش سئو و بهینه سازی موتورهای جستجو را مطالعه کنید تا روش دستکاری وب سایت خود و کسب رتبه بالاتر در نتایج جستجوی آنلاین را یاد بگیرید. از طریق سایت های شبکه سازی در رسانه های اجتماعی حضور داشته باشید.

تصویر، درون و برون
هر کاری که انجام می دهید یا تصویر برند شما را تقویت کرده یا اثر منفی دارد. شما از طریق ابزار مختلفی با مشتریان ارتباط برقرار می کنید که نقاط تماس نامیده می شوند و باعث می شود مردم احساس مثبتی نسبت به شما داشته باشند، یا احساس کنند تجربه ای ناخوشایند دارند و برعکس این مورد اتفاق افتد. به نحوه اقدامات برند خود در ارتباطات عمومی، تجربه آنلاین، بسته بندی، نمایندگی ها، پیگیری و رسیدگی به شکایات امتیاز بدهید.

شما مایلید که کارمندان هنگام معرفی برند حامیان پرشور آن باشند، بنابراین ایجاد ارتباط موثر با آنها اهمیتی مانند ایجاد ارتباط با مشتریان دارد. از 4 دستورالعمل زیر برای تقویت تیم خود استفاده کنید تا از استراتژی برند شرکت شما حمایت کنند:

1 .صحبت: با حسن نیت و اشتیاق با کارمندان خود ارتباط برقرار کنید.
2 .شنیدن: به افکار و احساسات کارمندان خود توجه کرده و در پی کشف آنها باشید.
3 .تقویت: بگذارید کارمندان بدانند برندتان چه مفهومی برای شما دارد.
4 .احترام: همواره به ایده ها و احساسات کارمندان احترام بگذارید.

منبع:

https://aigitali.com/build-a-brand-in-30-days-ebook/

نکات کلیدی کتاب Hiring & Firing اثر برایان تریسی
21 نکته کلیدی برای استخدام بهترین ها و اخراج افراد نامناسب
• در مصاحبه از “قانون سه” استفاده کنید: به دنبال سه داوطلب عالی باشید و با بهترین نفر حداقل سه بار در سه مکان مختلف ملاقات کنید.
• عملکرد گذشته داوطلبان بهترین شاخص کارشان در آینده است.
• فقط اگر آمادگی خطر کردن دارید، شخصی بی تجربه را استخدام کنید.
• تقریبا نصف داوطلبان، شما را درباره مهارت هایشان گمراه می کنند.
• بهترین زمان اخراج کارمند، اولین باری است که به این فکر می افتید.
• کسی که واقعا دلش میخواد برای شما کار کند، به احتمال زیاد عملکرد بهتری خواهد داشت.
• از پاداش دادن به داوطلب های باصلاحیت دریغ نکنید.
• نه تنها برای کارمندان مهم با حقوق بالا بلکه برای همه کارمندان، بدون توجه به عنوان یا حقوقشان “برنامه آشنایی با کار” تهیه کنید.
• هیچ کس بدون آموزش مناسب نمی تواند کار فوق العاده ای انجام دهد.
• وقتی عملکرد یک کارمند دردسرساز را ارزیابی می کنید، بدانید که شاید خودتان هم بخشی از مشکل باشید.

آنچه در این چکیده می آموزید:
1 .چطور بهترین افراد را استخدام کنید.
2 .سیاست ها و روندهای شرکت شما چگونه می تواند به رشد آن ها کمک کند.
3 .برای اخراج یک کارمند باید از چه استراتژی هایی استفاده کنید و چه زمانی این کار را انجام دهید.

توجه دقیقی به استخدام و اخراج داشته باشید. به کارگیری و اخراج افراد تفاوت زیادی در موفقیت و شکست مدیر ایجاد می کند. افرادی که با هم در جهت دستیابی به اهداف تلاش می کنند، بیشترین موفقیت را کسب می کنند. به عنوان رهبر باید افرادی که می توانند شما را در دستیابی به اهداف مشترک کمک کنند، مشخص کنید. برایان تریسی، نویسنده معروف حوزه مدیریت 21 ایده در اختیارتان قرار می دهد تا افرادی که باید استخدام کنید را مشخص کنید، به رشدشان کمک کرده و در صورت لزوم اخراج شان کنید. عقاید برایان تریسی در مورد اخراج یادآور نظرات جک ولش، مدیرعامل سابق جنرال الکتریک است که عقایدش در دهه 80 میلادی بسیار روشنفکرانه بود. آیجیتالی مطالعه این راهنمای مفید برایان تریسی را به متخصصان منابع انسانی و مدیرانی پیشنهاد می کند که مسئول استخدام و حفظ افراد هستند.

دستیابی به نتایج
مدیران ارشدی که می خواهند به اهداف شرکت شان دست یابند، باید توجه مداوم و دقیقی به مبحث استخدام و اخراج داشته باشند. وقتی افراد برای دستیابی به اهداف مشترک تلاش می کنند، بهترین عملکرد را دارند. وظیفه شما شناسایی، استخدام و حفظ افرادی است که در دستیابی به اهداف به شما کمک کنند.

اما افراد همیشه طبق انتظارتان عمل نمی کنند و ممکن است گاهی خودخواه و خود رای باشند. در کل، فقط دوسوم افرادی که استخدام می کنید مطابق انتظارتان کار می کنند. برای استخدام افراد، پرورش آنها، حفظ شان در طول زمان و در صورت لزوم اخراج شان به روش صحیح، از 21 ایده مفید زیر استفاده کنید:

1 .فرایند انتخاب
هر شرکت با روشی که برای انتخاب کارمندان دارد، موفقیت یا شکستش را تعیین می کند. مدیران باید هنگام استخدام متغیرهای زیادی را در نظر بگیرند و هرگز در فرایند مصاحبه عجله نکنند. افراد را فقط به عنوان راه حل یک مشکل خاص استخدام نکنید.

2 .درباره شغل موردنظر فکر کنید
استخدام فرد جدید را کاری فراتر از جایگزینی کارمند فعلی بدانید. ببینید آیا داوطلبان توانایی کار در صنعتی که دائما در حال تغییر است را دارند. ببنید آیا شخص به تنهایی از عهده انجام کار برمی آید یا باید تیم بزرگتری را مسئول انجام آن کنید.

3 .نوشتن شرح شغل
قبل از اینکه به دنبال کارمند جدید باشید، مشخصات شغل را تعریف کنید. فهرستی از قابلیت ها و مهارت هایی که به دنبال آن هستید را به ترتیب اولویت بنویسید. الزامات را به دو دسته اصلی “بایدها” و “ترجیح ها” تقسیم کنید. در جستجوی داوطلبانی باشید که شخصیت شان با اخلاقیات سازمان شما تطابق دارد.

4 .یافتن داوطلبان مناسب
پایگاه داده ای از داوطلبان احتمالی تهیه کنید. احتمالا گزینه ایده آل شما خودش در حال حاضر شغلی دارد. آنقدر پیشنهاد خوبی به او بدهید که نتواند از پذیرشش امتناع کند. اگر برای سازمان بزرگی کار می کنید، قبل از جستجو در خارج به دنبال یافتن فرد موردنظر از درون سازمان باشید. در صورت معرفی افراد مناسب توسط کارمندان، برایشان تشویقی در نظر بگیرید. از روابطی که دارید استفاده کنید. برای استخدام افراد در شغل های مهم، با یک استخدام گر حرفه ای مشورت کنید.
5 .فرایند مصاحبه
یک فرایند مصاحبه موثر طراحی کنید. باید کاری کنید که داوطلبان استرس زیاد نداشته باشند تا فرایند گفتگو با آنها کند نشود. ویژگی های شغل، نقشی که باید ایفا کنند و انتظاری که از آنها دارید را توضیح دهید. از آنها درباره تجربیات گذشته و نقاط قوت و ضعف شان بپرسید و پاسخ هایشان را با چک لیست خودتان مقایسه کنید. فرصتی به داوطلبان دهید تا سوال هایی بپرسند و بتوانید میزان دانش و علاقه شان را ارزیابی کنید. سوالاتی بپرسید تا میزان اشتیاق و علاقه داوطلب برای ارائه بهترین عملکردش را نشان دهد.

6 .از قانون سه استفاده کنید
حداقل به دنبال سه داوطلب عالی باشید. با فردی که فکر می کنید از بقیه بهتر است حداقل سه بار و در سه مکان مختلف ملاقات کنید. یک شرکت معروف مشاوره در نیویورک که مسئول استخدام در حوزه های گوناگون است، تاکید می کند که با داوطلب احتمالی حداقل 25بار جلسه داشته باشید. رهبران این شرکت باید در فرایند استخدام همه کارمندان حتی برای شغل های کم اهمیت مشارکت کنند. این تلاش سخت گیرانه نتیجه خوبی داشته است. خیلی از کارمندان زمانی طولانی است که با این شرکت کار می کنند و حتی بعضی ها 40 سال آنجا مانده‌‌اند. شرکت هواپیمایی ساوتوستایر مصاحبه های گروهی برگزار می کند و چندین داوطلب را به جلسه مصاحبه دعوت می کند. مصاحبه گر چند سوال ساده می پرسد: مثال “فیلم مورد علاقه تان چیست و چرا؟” هدف ساوتوست این است که داوطلبان با هم گفتگو کنند، اما ارزش افراد را بر اساس پاسخ هایشان نمی سنجد، بلکه آنها را بر اساس مهارت های اجتماعی و همدلی شان با دیگران ارزیابی می کند.

7 .عملکرد گذشته بهترین شاخص عملکرد آینده
عملکرد گذشته داوطلب بهترین معیار عملکردش در آینده است. افرادی را استخدام کنید که قبال کار موردنظر شما را انجام داده اند. برای انجام کاری جدید در کسب و کارتان، فردی تازه کار را استخدام نکنید. فقط در صورتی فردی بی تجربه را استخدام کنید که جرات خطر کردن دارید یا در شرکتی بزرگ و ثروتمند کار می کنید.

8 .کنترل رزومه ها و معرف ها
ارزیابی رزومه ها و معرف ها بخشی از فرایند استخدام است که باید مدام انجام شود. احتمالا خواهید دید که تقریبا نصف داوطلبان مدارک نامعتبر ارائه کرده اند. معمولا آژانس های استخدامی اعتبار افرادی که به شرکت ها پیشنهاد می دهند را کنترل می کنند؛ اما باید خودتان هم این افراد را بررسی کنید. حداقل با سه نفر از معرفان داوطلب صحبت کنید. سوال کلیدی که باید از آنها بپرسید این است که آیا دوباره این فرد را استخدام می کنند. پاسخ آنها ارزش داوطلب را مشخص می کند. باید مطمئن شوید که داوطلبان با شرح شغل موردنظر شما تطابق دارند. صفحه های شخصی داوطلبان در رسانه هایی مانند فیسبوک را چک کنید. به پیام هایی که دیگران به آنها داده اند، توجه کنید. هرچه شغل مهم تر باشد، باید سابقه داوطلب را بیشتر و کامل تر بررسی کنید.

9 .روش عضو خانواده
از این تاکتیک به عنوان آخرین فیلتر استخدام افراد استفاده کنید. درون خودتان کنکاش کنید. از خود بپرسید آیا دوست دارید این داوطلب برای صرف شام و تعامل با اعضای خانواده تان به منزل شما بیاید. اگر پاسخ منفی است، سراغ گزینه های دیگر بروید. شاید دلایل شهودی برای نگرانی هایتان داشته باشید. به این احساس اطمینان کنید.

یکبار زیگموند فروید برای تصمیم گیری درباره موضوعی، سکه شیر یا خط انداخت. شخصی از او پرسید که آیا همیشه برای اتخاذ تصمیم های مهم این کار را انجام می دهد. او پاسخ داد وقتی سکه در هوا می چرخد، او زودتر تصمیمش را گرفته و خودش می داند که دوست دارد شیر بیاید یا خط.

10 .بهترین شاخص موفقیت
یک شرکت حسابداری بین المللی در طول 30 سال، مطالعه گسترده ای را با بررسی تعداد زیادی از کارمندان انجام داد که بعضی آنها بیش از 30 سال به شرکت خدمت کرده بودند. مدیران می خواستند دلایل شرکت برای استخدام افراد خاص را بفهمند و بدانند چرا عملکردشان تا این حد خوب بوده است. این مطالعه به یک ویژگی قابل توجه و برجسته رسید که شاخص موفقیت داوطلب در آینده بود: فرد می بایست علاقه و اشتیاق فراوان به کار در آن شرکت داشته باشد و به شرکت های دیگر نه بگوید. این شرکت داوطلبانش را از دانشگاه های برتر انتخاب می کرد. داوطلبان احتمالا برای شرکت های دیگر هم درخواست داده بودند؛ اما در نهایت خودشان این شرکت را انتخاب کرده بودند.

وقتی افراد فقط می خواهند برای شما کار کنند، این اشتیاق نشان می دهد که عملکردی عالی خواهند داشت. از این نگرش به نفع خودتان استفاده کنید. برای داوطلبان از فرصتی که در اختیارشان قرار می دهید و انتظاری که از آنها دارید، صحبت کنید. سپس، از آنها بخواهید تصمیم بگیرند آیا واقعا دوست دارند برای شما کار کنند.
11 .روش صحبت درباره حقوق
عقد هر قرارداد کاری به تحقیق نیاز دارد. مذاکره درباره حقوق هم از این قاعده مستثنی نیست. باید بدانید که شرکت های دیگر به کارمندی با وظایف موردنظر شما چقدر حقوق می دهند. با وسوسه خود به پرداخت حقوق کمتر به داوطلبان عالی مبارزه کنید. فایده کارمندان عالی بسیار بیشتر از هزینه ای است که برای حقوق و پاداش شان پرداخت می کنید. مبانی علم اقتصاد از “قانون مطلوبیت نهایی” صحبت می کند و نشان می دهد اگر کارمندان جدید بتوانند درآمد کافی برای پوشش هزینه های شرکت ایجاد کنند، شرکت ها افراد بیشتری استخدام می کنند. بنابراین، استخدام کارمندان عالی برایتان مجانی تمام می شود. همیشه همان چیزی را دریافت می کنید که بهایش را پرداخته باشید. اگر بهای کافی نپردازید، کارمندان ضعیف تری نصیب تان می شوند.

12 .کمک کنید شروع درستی داشته باشند
شاید کارمندان جدید خیلی مشتاق کار باشند؛ اما به خودشان اطمینان نداشته باشند. باید روش صحیح کار را به آنها نشان دهید. خیلی از کسب و کارها “برنامه آموزش کار” برای کارمندان مهم و گران خود دارند. برای کمک به کارمندان جدید در شروع موثر کار، بدون توجه به عنوان و حقوق شان روش مناسبی طراحی کنید. یکی از کارمندان فعلی را به عنوان دوست و همراه کارمند جدید تعیین کنید. با کمک این همراه برنامه کاری کارمند جدید را مشخص کنید. شرکت های موفق اغلب از روش نیروی دریایی آمریکا استفاده می کنند، یعنی آنقدر به کارمندان جدید آموزش می دهند که هرچه سریعتر به بهره وری برسند.

13 .کمک کنید شروع قدرتمندی داشته باشند
خیلی از کارمندان جدید دوست دارند فورا کارشان را شروع کنند و بر آن مسلط شوند. باید از لحظه ای که قدم به شرکت می گذارند، کارهای زیادی به آنها محول کنید. اگر فورا سرشان شلوغ شود، احساس می کنند شغل شان مهیج است. با وجود شکایت های احتمالی، کارمندان دوست دارند تا آخرین حد توانشان از آنها کار بکشید. افراد ترجیح می دهند که تمام طول روز را فعال، درگیر کار و پرمشغله باشند و از اینکه یکجا بیکار بنشینند، متنفرند.

14 .از روش صحیح مدیریت استفاده کنید
هرگز گمان نکنید می توانید بدون آموزش عالی، انتظار عملکرد فوق العاده از کارمندان داشته باشید. کتاب پل هرشی با نام “رهبر موقعیتی” راهنمایی روشنگر برای تعامل با کارمندان مختلف و به کارگیری روش صحیح رهبری است. قدم اول “گفتن” است. به کارمند جدیدی که دانش و تجربه کمی دارد، دستورالعمل بدهید. برای هدایت کارمند به سوی موفقیت های بزرگ و انگیزه دادن به او از روش رهبری “تشویقی” استفاده کنید. وقتی با کارمندی کار می کنید، برای پیش کشیدن بحث و دانستن نظرات او از روش مدیریت “مشارکتی” استفاده کنید. وقتی کارمندی به اندازه کافی کارآمد شود، از روش مدیریتی “واگذاری کارها” استفاده می کنید. یعنی مسئولیت پروژه را به او بسپارید و پیشرفتش را کنترل کنید. انتخاب کارمندان جدید مستلزم زمان و تلاش زیاد است. آنها را به خاطر ناتوانی در هدایت و آشنا کردن شان با شغل، از دست ندهید.

15 .عملکرد را مدام بهبود بخشید
حدود 33 درصد از کارمندان جدید، عملکردی فوق العاده دارند و عملکرد 33 درصد دوم به اندازه کافی خوب است. اما شاید در انتخاب 33 درصد آخر که کارشان را در کوتاه مدت یا بلندمدت خوب انجام نمی دهند، اشتباه کرده باشید. در حالی که مدیران از عملکرد تعدادی از افراد مطمئن هستند؛ اما باید بپذیرند که بعضی از کارمندان هم به اهدافشان دست نمی یابند. با این حال، فقط در صورتی افراد را اخراج کنید که هیچ راه دیگری ندارید.

برای حداکثر کردن موفقیت های کارمندان، مطمئن شوید انتظاراتی که از آنها دارید و روش ارزیابی عملکردشان را می دانند. اگر کارمندان درک شفافی از وظایف و مسئولیت هایشان نداشته باشند، کیفیت کارشان نوسان پیدا می کند. شناخت درست مسیر، انگیزه تلاش عالی را به آنها می بخشد.

16 .رسیدگی به مشکلات عملکردی
به محض تشخیص مشکلات عملکردی به آنها رسیدگی کنید. با کارمندان به طور خصوصی صحبت کنید. دلایل نگرانی تان را با جزئیات برایشان شرح دهید. پیش از آنکه از کسی انتقاد کنید، مطمئن شوید که حقیقت را می دانید. اگر قرار است با کارمندی مواجه شوید که اتهامات جدی به او وارد است، بدون دخیل کردن احساسات با او صحبت کنید. به تحلیل کارمند از آن رویداد گوش کنید و پاسخی برای نگرانی هایتان بیابید. با کارمند در مورد کاری که باید انجام دهد و زمان انجام آن به توافق برسید. عملکرد هر فرد را با این پیشفرض که شاید خودتان هم در این مشکل دخیل باشید، ارزیابی کنید. ببینید آیا روش مدیریت تان و شرح شغلی که به کارمند ارائه کرده اید درست است و آیا درک درستی از مشکل اصلی دارید. کمک کردن به کارمند فعلی برای حل مشکل، آسان تر، ساده تر و ارزان تر از اخراج او و استخدام فرد جدید است.
17 .دو عامل اصلی ناکامی کارمندان
شاید کارمندان دلایل زیادی برای عملکرد ضعیف شان داشته باشند. شاید افرادی که در ابتدا فوق العاده بودند، انگیزه شان را از دست بدهند. شاید خارج از محیط کار با مشکلی روبه رو هستند که تمرکز را برایشان سخت می کند. شاید بعضی کارمندان مهارت ها و قابلیت هایی که در ابتدا به نظر می رسید داشته باشند را ندارند. تقریبا دوسوم کارمندان بی قید هستند. هنگامی که جک ولش مدیرعامل جنرال الکتریک بود، مقاله ای درباره روش خود برای دسته بندی کارمندان نوشت.

او معتقد بود شرکت باید با هر گروه از کارمندان در هر مرحله از دوران کاریشان رفتار متفاوتی داشته باشد. او کارمندان شایسته و باانگیزه ای که به ارزش های جنرال الکتریک اعتقاد داشتند را در گروه 1 قرار می داد. کارمندان شایسته ای که به ارزش های جنرال الکتریک باور نداشتند، در گروه 2 قرار می گرفتند. گروه 3 مخصوص کارمندانی بود که به ارزش های جنرال الکتریک اعتقاد داشتند، اما صلاحیت کافی نداشتند. او فکر می کرد جنرال الکتریک باید به آنها آموزش دهد و آنها را با شرکت هماهنگ کند. کارمندانی که صلاحیت نداشتند و به ارزش های شرکت اهمیتی نمی دادند، در گروه 4 قرار می گرفتند. ولش اعتقاد داشت که شرکت باید این افراد را هرچه سریع تر اخراج کند. همچنین معتقد بود افراد شایسته ای که به ارزش های شرکت احترام نمی گذارند، مشکل ساز هستند، پس شرکت باید آنها را تشویق به رفتن کند.

18 .تفکر از صفر
اگر کسی نمی تواند کارش را انجام دهد، فردی توانمند را جایگزین او کنید. بهترین زمان اخراج کارمند اولین باری است که به این فکر می افتید. خیلی از مدیران فکر می ِ کنند که با اخراج نکردن کارمند بی صلاحیت محبت شان را نشان می دهند، اما نگه داشتن فردی که هیچ آینده ای با شرکت شما ندارد کاری ظالمانه است و وقتش را هدر می دهد. اگر کارمند هیچ شانسی برای پیشرفت در کنار شما ندارد، محبت واقعی این است که در یافتن شغل مناسب به او کمک کنید.

19 .وقتی چاره ای جز اخراج نیست
وقتی کسی را اخراج می کنید، خود و شرکت تان را در دردسر قانونی نیندازید. بعضی وکلا، استاد اخاذی مالی از شرکت های ناآگاه هستند. کاملا آماده باشید. اغلب شرکت های ایالات متحده افراد را مشروط استخدام می کنند. یعنی می توانند در هر زمان آنها را بدون دلیل اخراج کنند. حتی با این وجود، شرکت ها مبالغ هنگفتی را صرف پرونده ای قانونی اخراج های اشتباه می کنند. مکالمه های خود با کارمندان در مورد مشکلات عملکردیشان را ثبت و ضبط کنید. حداقل سه بار با کارمند مشکل آفرین گفتگو کنید. این جلسات را ثبت و ضبط کرده و یادداشت هایتان را نگه دارید. به روش مناسب اخراج کارمند فکر کنید. جلسه اخراج کارمند را با دوست یا همکارتان تمرین کنید تا کاستی های روش تان را به شما تذکر دهد.

20 .جلسه اخراج
وقتی شرکت کسی را اخراج می کند، این فرایند موجب نگرانی و ترس همه می شود. با این حال، هر شرکتی برای سالم ماندن گاهی باید افرادی را اخراج کند. وقتی کسی را اخراج می کنید، ارزشش را پایین نیاورید و درباره کارهای گذشته با او بحث نکنید.

21 .روش درست در اخراج
اغلب افراد در مرحله ای از دوران کاریشان اخراج می شوند. روش درستی برای اخراج داشته باشید. از هر دست بدهید از همان دست پس می گیرید. وقتی کسی را اخراج می کنید، سخاوتمند باشید. قدرت و مقام تان را به رخ او نکشید. با آن فرد به گونه ای رفتار کنید که دوست داشتید رئیس تان در چنین شرایطی با شما رفتار کند.

منبع:

https://aigitali.com/hiring-and-firing-ebook/

نکات کلیدی کتاب Your Business Is A Leaky Bucket اثر هاوارد.ام. شور
 

چطور هر سال میلیون ها دلار درآمد و سود را از دست ندهید

• هر کسب و کاری مثل یک “سطل سوراخ” است که مدام درآمد و سود از دست می دهد.
• این نشتی ها نتیجه مشکل در کار افراد، استراتژی و اجرا است. موفقیت هر شرکت به کارمندان زبده، استراتژی هوشمندانه و اجرای عالی بستگی دارد.
• شرکتهای بزرگ و پیچیده بیشتر از شرکت های کوچک نشتی دارند.
• نشتی داشتن به این معنی نیست که شرکت بدی دارید. حتی شرکتهای برنده جایزه های گوناگون هم مقدار قابل توجهی نشتی دارند.
• افزایش درآمد و بزرگتر کردن سطل ساده تر از مسدود کردن نشتی سود است.
• برای مسدود کردن 15 نشتی رایج، سیستم اجرایی بهتری تدارک ببینید و برنامه ای عملی برای مسدود کردن سوراخ ها در نظر بگیرید.
• هرکسی را مسئول مسدود کردن نشتی حوزه خودش کنید.
• مهم ترین کار رهبر، استخدام، اخراج و پرورش بهترین افراد است.
• یک مربی کسب و کار میتواند به شما کمک کند تا نشتی های شرکت را پیدا کرده و مسدود کنید.
• لازم نیست محصولاتی منحصربه فرد تولید کنید؛ به دنبال محصولاتی غیرمعمول باشید که نیازهای مشتریان را به “روش خاص” تامین کنند.

آنچه در این چکیده می آموزید:
1 .چطور دلایل اصلی نشتی های کسب و کار را مشخص کنید.
2 .این نشتی ها چطور سود را کاهش می دهند.
3 .چطور 15 نشتی مهم را مسدود کنید.

آیا شرکت شما یک سطل سوراخ است؟ مشکلات بزرگ و کوچک باعث نشتی در سود شرکت می شوند. هاوارد.ام. شور، مشاور و مربی، چرایی و چگونگی بروز این مسائل را توضیح داده و راه حل مسدود کردن 15 نشتی شرکت ها در حوزه کارمندان، استراتژی و اجرا را شرح می دهد. نصایح مدبرانه او واقعیت کسب و کارها را به شکلی کاربردی و تعاملی نشان می دهد. آیجیتالی کتاب شور را چک لیستی موثر برای رهبران کسب و کار می داند.

کسبوکارها “سطل سوراخ” هستند
موفقیت در کسب و کار به افراد، استراتژی و اجرا بستگی دارد. سازمان شما به یک استراتژی جامع نیاز دارد که همزمان به مسائل مهم خارجی مثل بزرگ کردن شرکت و مسائل داخلی مثل تبدیل درآمد به سود بپردازد. برای شرکت خود اولویت هایی مشخص کنید و وقتی به آن اهداف رسیدید، می فهمید روش اجرایی تان هم درست بوده است.

اکثر کسب و کارها می توانند از حالت فعلی سودآورتر باشند یا اگر شکست خورده اند باز هم به سودآوری برسند. اما با بررسی اوراق مالی نمی توانید نشتی های پرسنل، استراتژی و اجرا را مشخص کنید. در قسمت های دیگری مثل عملیات ها به دنبال این نشتی ها باشید.

همزمان با پیدا کردن و تعمیر نشتی ها، شرکت را گسترش داده و سطل سود و درآمد را بزرگتر کنید. دلایل رایج نشتی سود عبارتند از: استراتژی ضعیف یا عدم وجود استراتژی، کارمندان سطح پایین و بی خیال مثل فروشندگانی که نمی توانند هیچ قرارداد فروشی منعقد کنند، بی مسئولیتی، روابط ناکارآمد، شغل های مهمی که خالی مانده اند، اولویت های نامشخص، ایجاد رقابت میان مشتریان، محصولاتی که تمایز چندانی با هم ندارند، روندهای پر عیب و نقص، جابجایی مدام کارمندان، کارمندان بی انگیزه و رهبری ضعیف. شرکت های بزرگتر نشتی های بیشتری دارند.

برای یافتن و تصحیح این موارد کارهای زیر را انجام دهید:
1 .سیستمی برای یافتن و ارزیابی همه نشتی ها طراحی کنید.
2 .یک برنامه عملی برای مسدود کردن نشتی ها تهیه کنید.
3 .همه افراد حاضر در برنامه را موظف به مسدود کردن نشتی های بخش خودشان کنید.
4 .مراحل 1 ،2 و 3 را تکرار کنید.

دلیل برتری شرکت ها
همه شرکت ها مانند سطل سوراخ هستند و مسدود کردن نشتی ها هیچ وقت تمام نمی شود. همه مدیران عامل، مالک ها و رهبران ارشد باید دو سوال از خود بپرسند:
1 )آیا شرکت استراتژی های بد را کنار گذاشته است؟
2 )آیا شرکت برای برد بازی می کند یا فقط برای نباختن تلاش می کند؟
دو عامل مهم دیگر، شرکت های خوب را از شرکت های بد متمایز می کند: کیفیت کارمندان و فرهنگ مثبت و شاد شرکت. خیلی از نشتی ها در این دو حوزه اتفاق می افتد. برای رفع این نشتی ها، بهترین کارمندان را استخدام کرده و پرورش دهید و فرهنگی باصلابت و پرانرژی در شرکت پیاده کنید. همه رهبران کسب و کار می دانند که “پر کردن سطل راحت تر از حفظ آن است“. پر کردن سطل به استراتژی صحیح و رهبری قوی نیاز دارد. کمپین ضدنشتی را با تهیه “سیستم عامل رهبری“(ال.او.اس) آغاز کنید که شرکت را قادر می سازد سطل های سوراخ را جستجو، مشخص، اولویت بندی و تعمیر کند.
یک ال.او.اس قوی با برگزاری تعداد مناسبی جلسه روزانه، هفتگی و ماهانه به بهبود ارتباطات داخلی می پردازد. اگر این جلسات به درستی مدیریت شوند، تعاملات مهم میان کارمندان را بهبود می بخشند.
همچنین یک ال.ا.واس باکیفیت زمان لازم برای برنامه ریزی استراتژی و تاکتیک های لازم برای یافتن و تعمیر نشتی ها را در اختیارتان می گذارد. تعیین هوشمندانه استراتژی برای موفقیت کسب و کار حیاتی است. استراتژی خود را مدام بازبینی کنید تا دوام داشته باشد و با آخرین شرایط روز سازگار باشد. مطمئن شوید که ارزش های اصلی کارمندان هم شبیه شما است.

وقتی استراتژی خود را به روز می کنید، اولویت ها و اهداف مشخصی تعیین کنید. بر استانداردهای بالا و موفقیت همه کارمندان تاکید داشته باشید و هر سال معیارها و اهداف تان را ارتقا دهید. باید هزینه و زمان لازم برای جذب مشتری های جدید را به حداقل برسانید، قراردادهای بیشتری ببندید، خطاها را کاهش دهید، کارآمدترین تیم صنعت خود را داشته باشید، کیفیت محصول را ارتقا دهید و حاشیه سود شرکت را افزایش دهید (مخصوصا با مدیریت هزینه پرداخت حقوقها).

15 مورد از رایج ترین نشتی ها
در کارمندان، تاکتیک و اجرا به دنبال نشتی باشید. مسائل کارمندان اغلب به مشکلات عمیق در اداره می انجامد. حل این نزاع ها وقت رهبران را تلف و تفکر استراتژیک را سخت تر می کند. نشتی های استراتژیک فرصت ها و سودهای شرکت را محدود می کند و نشتی های اجرایی باعث اتلاف فراوان می شود. مسدود کردن این نشتی ها نیازمند مدیریت زمان، کنترل هزینه ها و فرایندهای کارا است. 15 مورد نشتی رایج در حوزه کارمندان، استراتژی و اجرا به قرار زیر است:

1 .رهبری ضعیف
مهم ترین کار رهبر کسب و کار پیدا کردن، استخدام و حفظ افرادی است که کارشان بهتر از رقبای شرکت است. رهبران در هر سطحی باید بدانند که مهم ترین کارشان مربی گری و انگیزه دادن به کارمندان است تا در حد ممکن بهره ور باشند.

2 .استخدام و نگه داشتن کارمندان درجه 2 و درجه 3
کارمندان درجه 1 به اهدافشان دست پیدا می کنند و سرمشق عمل به ارزش های اصلی شرکت هستند. کارمندان درجه 2 و 3 عملکرد چندان خوبی ندارند. حتی بهترین رهبرها هم نمی توانند کارمندان درجه 2 و 3 را به کارمندان درجه 1 تبدیل کنند. رهبران موثر تلاش می کنند فقط کارمندان درجه 1 را استخدام کنند. حتی اگر تلاش کنید هزینه پرداخت حقوق را کاهش دهید، استخدام و حفظ کارمندان عالی پرهزینه ترین کار در اکثر شرکت ها است.

3 .عدم شفافیت مالی
وقتی وضعیت مالی شرکت را مشخص کنید، می توانید کارها و اهداف تان را اولویت بندی کنید. بدون این آگاهی هرگز نمی فهمید کسب و کارتان چه جایگاهی دارد یا چطور عمل می کند. با تعیین وضعیت مالی می توانید معیارها و انتظارات والایی برای رهبران و کارمندان شرکت تعیین کنید. درآمد به تنهایی روشنگر نیست. “درآمد باد هوا است. سود نشانه کار عقلانی و پول نقد، شاه است!”

4 .فرصتهای شغلی خالی
بسیاری از شرکت ها کارمندانی دارند که مهارت شان با شغل شان هماهنگ نیست که نشان می دهد این شرکت ها توجه چندانی به چیدمان کارمندان ندارند. آنها شغل های کلیدی را با بهترین افراد پر نمی کنند و خیلی از شغل های مهم را خالی می گذارند. افراد بی صلاحیتی استخدام می کنند تا حقوق کمتری بپردازند و هزینه ها را کنترل کنند. یک استخدام نامناسب به معنی یک جایگاه شغلی پنهان است. مدیریت کارمندان بی صلاحیت وقت بیشتری می گیرد که باعث نشتی سود است و این کارمندان بهره وری کمتری دارند که این هم یک نشتی دیگر است.

5 .جابجایی بیش از حد کارمندان
برای جلوگیری از جایجایی کارمندان، روندی عالی برای مصاحبه و استخدام داشته باشید. وظیفه استخدام ‌‌کارمندان جدید را به مصاحبه گرهای مناسب بسپارید. جابجایی کم یا عدم جابجایی هم مشکل دیگری است. هر نوع جابجایی (خیلی زیاد یا خیلی کم) می تواند نشانه ای از رضایت سازمانی، ضعف یا استاندارهای پایین باشد.

6 .کار بی هدف
کار بی هدف به اندازه کار نکردن بد است. هر شرکتی برای انگیزه دادن به کارمندان خود به یک هدف مهم نیاز دارد. با اینکه شرکت ها برای کسب درآمد در بازار ِ حضور دارند؛ اما نباید تنها هدف شان درآمدزایی باشد. هرب کلهر، مدیر عامل هواپیمایی ساوتوست هدف هواپیمایی کل ارزان قیمتش را این می داند که “اتوبوس سوارها را قادر به استفاده از هواپیما کند“. کارمندان او با اشتیاق از این ایده حمایت می کنند. با وجود ورشکستگی هر روزه شرکت های هواپیمایی، ساوتوست هر سال سودآوری داشته است. با تولید محصولات باکیفیت (مثل شرکت اپل) یا ارائه خدمات عالی (مثل هتلهای ریتزکارلتون) هدف متعالی و مشابهی برای شرکت خود تعیین کنید.

7 .ناتوانی در ایجاد تمایز
منحصربه فرد کردن محصولات و خدمات تقریبا غیرممکن است. در عوض، محصولات و خدمات غیرمعمول ارائه کنید و بر حل مشکلات مشتریان به “روش خاص” تمرکز کنید. برای ایجاد ارزش هایی متمایز از رقبا، تحقیق میدانی کنید، با مشتریان مصاحبه کنید و ببینید چه چیزی برایشان اهمیت دارد و چه انتظاری از محصولات و خدمات تان دارند. سپس کالا و خدمات مناسب را ارائه دهید. محصولات و خدمات تان باید واقعا غیرمعمول باشند و این فقط شعار بازاریابی نباشد.

8 .تمرکز بر تاکتیک ها به جای استراتژی
اغلب شرکت ها تاکتیک های زیادی دارند؛ اما استراتژیک نیستند. برای طراحی استراتژی مناسب، همواره به شش موضوع توجه کنید: چطور حجم فروش را افزایش دهید. چطور قیمت بیشتر محصولات و خدماتتان را توجیه کنید. چطور کمبود منابع را مدیریت کنید. چطور سریع تر و در عین حال بهتر باشید و چطور هوشمندانه تر عمل کنید. زمانی را به تفکر استراتژیک اختصاص دهید. مدیران عامل شرکت ها باید هفته ای یکبار (حداقل دو ساعت) و سه ماهی یکبار (حداقل یک روز کامل) برای برنامه ریزی استراتژی با مشاوران ارشد جلسه داشته باشند.

9 .همه جا به دنبال کسب درآمد باشید
بخش اعظم استراتژی بر افزایش درآمد تمرکز دارد، اما همه درآمدها مثل هم نیستند و همه مشتریان هم مشابه نیستند. بعضی مشتری ها واقعا سودآور هستند، در حالی که بقیه باعث می شوند فقط دور خودتان بچرخید. مدل کسب و کار باید تا حد ممکن کارا باشد و باید شناختی دقیق از مشتریان داشته باشید. برای اجتناب از نشت سود روی مشتریان مناسب و روش های درآمدزایی مناسب تمرکز کنید. شرکت باید در بخش مناسبی از بازار فعالیت کند تا محصولات و خدماتش را به درستی جایگاه یابی کند و بیشترین درآمد ممکن را داشته باشد. برای سودآوری حداکثری باید همیشه به بخش مناسبی از مشتریان خدمت رسانی کنید.

10 .اعلام نامناسب اهداف و انتظارات به دیگران
موفقیت نیازمند رابطه شفاف با مشتریان، کارمندان و سایر ذینفعان هست. این چالش با بزرگتر شدن شرکت، افزایش می یابد. ارتباطات ضعیف سوراخ های بزرگی در سطل شرکت ایجاد می کند. برای بهبود روابط از فلسفه “اسمارت” استفاده کنید. بر اساس این فلسفه اهداف باید:

• مشخص باشند: انتظاری که از کارمندان دارید را به دقت شرح دهید.
• قابل اندازه گیری باشند: اولویت هایی در نظر بگیرید که باعث ارزیابی دقیق نتایج شود.
• دست یافتنی باشند: اهداف قابل دستیابی تعیین کنید.
• واقع گرایانه و والا باشند: اهداف بلندپروازانه داشته باشید.
• زمان محور باشند: برای هرکاری مهلت تعیین کنید.

11 .تاکید بر اولویت های اشتباه و ناهمسویی با تیم
اولویت بندی ضعیف دلیل اصلی شکست شرکت ها در رسیدن به عملکرد عالی و سود حداکثری است. اولویت بندی مناسب نیازمند طراحی و اجرای یک برنامه قوی کسب وکار است که هدف شرکت را نشان دهد، دلیل خاص بودن آن را بیان کند، هویت مشتریان اصلی، اهداف شرکت، ارقام مهم شرکت در هر فصل، اولویت های سالانه، اولویت های سه ماهه و اولویت های شخصی رهبران ارشد در هر فصل را مشخص کند.
برای هر مورد سه تا پنج اولویت تعیین کنید.

12 .امتناع از مخالفت و نه گفتن
بدون مدیریت زمان مناسب موفق نمی شوید. تمرکز بر بهره ورترین کارها نیازمند نه گفتن به کارهایی است که وقت شما و کارمندانتان را هدر می دهد. برای تمرکز بر کارهای درست، حداقل باید به 25 درصد فرصت های و مسئولیت هایی که سر راه تان قرار می گیرد، نه بگویید.

13 .بررسی ارقام اشتباه
با توجه به صورتحساب درآمد و تزارنامه شرکت، ماتریس های مهم از جمله ماتریس های فروش، هزینه کالاهای فروخته شده، حاشیه سود، نقطه سربه سر، هزینه نیروی کار، سود، دریافتنی ها، موجودی انبار، کارهای در دست انجام، پرداختنی ها و پول نقد را مشخص کنید. اینها “شاخص های تاخیری” یا “ماتریس های بعد از رخداد واقعی” هستند. همچنین به “شاخص های تعجیلی” مثل آمار مربوط به وفاداری مشتریان و نرخ کارایی نیروی کار و غیره هم توجه کنید. یک یا دو عدد مهم شرکت را مرتب کنترل کنید. برای اینکه بفهمید باید کدام آمار را پیگیری کنید، ضعف اصلی مدل کسب و کار و ضعف اصلی اجرا را مشخص کنید. ببینید چرا مشتریان را از دست می دهید و دلیل ناتوانی خود در حفظ مشتریان جدید را مشخص کنید.

14 .برگزاری جلسات ناکارآمد یا برگزار نکردن جلسات
جلسات هدفمند و کارا به شما امکان می دهد تا از چند جهت بر پیشرفت ها نظارت کنید. بهترین جلسات به دنبال اتخاذ تصمیمات مناسب هستند، تضادها و مخالفت ها را حل می کنند، بر هدف و نه دستور کار تمرکز می کنند، در بهترین زمان برگزار می شوند، به موقع آغاز می شوند و از افراد مناسب تشکیل می شوند. وقتی جلسه موثر باشد، برگزارکننده میتواند موفقیت یا شکست کار را به راحتی ارزیابی کند.
15 .ناتوانی در ایجاد فرهنگ مسئولیت پذیری
هیچ کاری بدون مسئولیت پذیری انجام نمی شود. مسئولیت  پذیری فرهنگ و فرایند را با هم ادغام می کند. داشتن یک برنامه عملی جامع مبنای مسئولیت پذیری است. چنین برنامه ای مسئولیت ها، مشکلات مانع از موفقیت، بهترین راه های دستیابی به موفقیت، مهلت ها و سررسیدها را مشخص می کند، تعهد را افزایش می دهد و مکانیزم هایی در اختیار برنامه ریزان قرار می دهد تا از درستی روندها مطمئن شوند.

منبع:

https://aigitali.com/your-business-is-a-leaky-bucket-ebook/

نکات کلیدی کتاب Smart Trust اثر استفان کاوی
 

Smart Trust Ebook

ایجاد کامیابی، انرژی و شادی در این دنیای کم اعتماد
• اعتماد هوشمندانه به شما اجازه می دهد در این دنیای کم اعتماد، اعتماد زیاد ایجاد کنید و ریسک را کاهش دهید و فرصت ها را به حداکثر برسانید.
• اعتماد با اندازه ی “کامیابی، انرژی و شادی” در سطوح شخصی و سازمانی نسبت مستقیم دارد.
• افرادی که کورکورانه و بدون دلیل کافی اعتماد می کنند اغلب اوقات غیر واقع بین هستند و مایوس می شوند.
• آنهایی که به دلیل محتاط بودن و یا مشکوک بودن ارتباطات شخصی نزدیک ندارند، اغلب فرصت ها را از دست می دهند و به ندرت از ارتباطات خوب لذت می برند.
• اعتماد هوشمندانه تلفیقی است از تمایل به اعتماد کردن و تجزیه و تحلیل “قابل اعتماد بودن” در دنیای واقعی.
• تحول بزرگ “اعتماد کردن“، دیدگاه مردم از خود و دیگران را بهبود می دهد.
• برای جایگزینی کم اعتمادی با اعتماد زیاد باید بر اساس “برگشت پذیر بودن اعتماد“، یک چرخه ی مثبت و رو به رشد ایجاد کنید.
• برای به کارگیری “اعتماد هوشمندانه” پنج اقدام انجام دهید: به “اعتماد” اعتقاد داشته باشید، از خودتان
شروع کنید، نیت و منظور خود را اعلام کنید، به قول های خود عمل کنید و در اعتماد به دیگران پیش قدم شوید.
• بسیاری از مردم از فرصت هایی که بتوانند نشان دهند که لایق اعتماد شما هستند استقبال می کنند.
• به عنوان مدیر، باید با گسترش اعتماد هوشمندانه بین دیگران قدم اول را بردارید.

آنچه در این چکیده می آموزید:
1 .چرا افراد و سازمان ها باید برقراری مجدد اعتماد را به اصل اساسی عملکرد و فلسفه ی مدیریتی خود تبدیل کنند.
2 .چگونه استراتژی های “اعتماد هوشمندانه” می توانند سازمان شما را از باتلاق کم اعتمادی به یک پایگاه قابل اعتماد و منبع “کامیابی، انرژی و شادی” تبدیل کند.

نویسندگان در این کتاب تحقیقاتی تجربه های خود و تعداد زیادی از افراد و سازمان ها را به تصویر می کشند تا نشان دهند که اعتماد چگونه می تواند کامیابی، انرژی و شادی شما را بیشتر کند. آیجیتالی باور دارد که این کتاب الهام بخش، می تواند شما را برانگیزاند که اعتماد را در اطراف خود بگسترانید و روابط کاری و شخصی خود را بهبود دهید.

نبود اعتماد
اشخاص و سازمان ها در سراسر دنیا با موضوع “اعتماد” درگیر هستند. برخی می توانند سطوح بالایی از اعتماد را ایجاد و حفظ کنند. با این حال بسیاری در این کار موفق نیستند، بنابراین، همیشه چرخه های منفی و نزولی کم اعتمادی و عدم اعتماد ایجاد می کنند. کافی است به اخبار گوش دهید تا فساد، رشوه خواری و بدرفتاری و رسوایی و کلاه برداری را در سراسر دنیا ببینید. بحران شدید کم اعتمادی که در سراسر دنیا وجود دارد، با تاثیرات زیان باری که بر زندگی اجتماعی و رفاه مالی دارد، موسسات و شرکتهای دنیا و روابط کاری و زندگی های شخصی را در کام خود می کشد. روابط و فرهنگ های با “اعتماد زیاد“، نه تنها باعث افزایش کامیابی می شوند، بلکه انرژی و شادی را نیز افزایش می دهند.

1 .کامیابی
قابل اعتماد بودن ارتباط مستقیمی با کامیابی دارد. سرمایه گذاری و سودآوری به اعتماد نیاز دارد. شرکت هایی که در آنها اعتماد زیاد وجود دارد، از این اعتماد لذت می برند، چون هنگامی که اعتماد بیشتر می شود، سرعت کار افزایش یافته و هزینه ها کاهش پیدا می کند. در عوض شرکت هایی که در آنها کم اعتمادی وجود دارد، هزینه های زیادی برای این کم اعتمادی می پردازند. این هزینه ها شامل “انجام مجدد کارها“، “کاغذ بازی“، “سیاست های کاری بیش از حد“، “جدایی و نبود اتحاد“، “درگیری ها” و “تقلب و سوء استفاده” می شود. این عوامل باعث می شود دیگران شما را غیرقابل اعتماد بدانند و خودتان هم به دیگران اعتماد نخواهید کرد.

2 .انرژی
اعتماد به شدت بر انرژی تاثیرگذار است. اعتماد نه تنها بر انرژی جسمانی و احساسی، بلکه بر سلامت، رفاه، خلاقیت و مشارکت نیز تاثیر می گذارد. اعتماد زیاد انرژی غیرمعمولی به وجود می آورد، درحالی که کم اعتمادی فشار خسته کنندهای را ایجاد می کند. این پدیده یک اثر موجی بزرگی در تمام جهات ایجاد می کند، که در سطح وسیع انرژی و روحیه ی کلی و انگیزش سازمان را تغییر می دهد.
3 .شادی
افرادی که به صورت خلاقانه در یک محیط با اعتماد به کار مشغول هستند، لذت و رضایت مندی را منعکس می کنند. همه کارمندان خواهان کار در یک شرکت با فرهنگ اعتماد زیاد هستند.

تناقض بزرگ
ترکیب این سه عامل، معیاری برای اندازه گیری میزان اعتماد در سطح شخصی و سازمانی فراهم می کند. هرچه اعتماد بیشتر می شود هر یک از این سه عامل بهبود پیدا می کند. تناقض بزرگ این است که با وجود بحران جهانی اعتماد که امروزه در سراسر دنیا وجود دارد، امیدهای فراوانی برای اعتماد کردن وجود دارد. افراد و سازمان هایی که به اعتماد کردن اعتقاد دارند، بر مبنای اصول قدیمی ایمان داشتن و اطمینان کردن به دیگران، در حال ایجاد “تحول اعتماد” هستند. شرکت هایی که اعتماد را بین کارمندان، تامین کنندگان، مشتریان و سهام داران برقرار می کنند، شاهد جهش های بزرگی در سودآوری هستند.

بی اعتمادی، اعتماد کورکورانه و اعتماد هوشمندانه
بسیاری از مردم، دنیا را از منظر اعتماد کورکورانه و ساده لوحانه و یا بی اعتمادی شکاکانه می بینند. این دیدگاه ها از شرایط اجتماعی که مدارس، خانواده ها، تجارب شخصی و رسانه ها ایجاد کرده اند ناشی می شود. از آنجایی که این عینک ها بر دیدگاه شما و در نتیجه رفتارهایتان اثر می گذارد، تغییر دادن آن می تواند چشم انداز، نتایج شما و سازمان تان را ارتقا دهد. مردم ذاتا می خواهند به همدیگر اعتماد داشته باشند و همدیگر را باور کنند، بنابراین داشتن اعتماد کورکورانه ی بیش از حد باعث می شود ضربه های سختی بخورید. خیانت اغلب منجر به به وجود آمدن فعالیت هایی می شود که نشانگر بی اعتمادی است. این فرایندها و تدابیر واکنشی طبیعی در این دنیای کم اعتماد هستند.

برای موفقیت دراز مدت اعتماد کورکورانه و بی اعتمادی، رویکرد مناسبی نیستند. اعتماد هوشمندانه، فلسفه ای بر مبنای قضاوت های درست و رویکردی جایگزین و اساسی برای بهبود کارایی، انرژی و شادی سازمان شما و زندگی تان است. با وجود اعتماد کمی که در حیطه ی تجاری وجود دارد، شرکت هایی مانند eBay،آوازه و شهرت خود را با به وجود آوردن اعتماد زیاد و واقعی بهدست آورده اند. اعتماد هوشمندانه یک تلاش پیوسته و روزانه بر مبنای “میل به اعتماد کردن” است، که ناشی از گوش دادن به حرف قلب و همچنین تجزیه و تحلیل های منطقی و گوش دادن به عقل است. آغاز کردن یک معامله با اعتماد کردن، فواید بالقوه و تعاملات مثبت دوجانبه ای را برایتان به همراه خواهد آورد، در حالی که انجام آن با بی اعتمادی مانع به وجود آمدن این فرصت ها می شود. همواه تمایل به اعتماد را با تجزیه و تحلیل سه متغیر زیر ترکیب کنید.

1 .فرصت ها: موقعیت پیش ور چیست؟ دقیقا تصمیم بگیرید که در چه کاری می خواهید به شخص مقابل اعتماد کنید.
2 .خطرات: مقدار ریسک اعتماد کردن چقدر است؟ نتایج و ضررهای ممکن و احتمال آنها را مشخص کنید و بررسی کنید که این نتایج تا چه حد برایتان مشکل ساز خواهد بود.
3 .اعتبار: شخصیت و صلاحیت مخاطبان چه چیزی را نشان می دهد.

در اینکه چگونه اعتماد را گسترش می دهید و روش انجام این تجزیه و تحلیل ها، هوشیار باشید. اعتماد زیاد و تحلیل کم منجر به اعتماد کورکورانه می شود درحالی که اعتماد کم و تجزیه و تحلیل بیش از حد باعث گسترش بی اعتمادی می شود، اعتماد کم و تحلیل های کم اصلا معنی اعتماد را ندارد، در حالی که تمایل به اعتماد زیاد و تحلیل زیاد و درست منجر به “اعتماد هوشمندانه” می شود.

هرچه مهارت پیش قدم شدن شما در اعتماد، تحلیل شرایط و نشان دادن اعتبار و قابل اعتماد بودن بیشتر شود، از کامیابی، انرژی و شادی حاصل بیشتر لذت خواهید برد. در جهت ایجاد و حفظ یک “چرخه ی مثبت اعتماد” که ناشی از “برگشت پذیر بودن اعتماد” است قدم بردارید. اعتماد و عدم اعتماد به یک اندازه مسری هستند. به رفتار خودتان دقت کنید: وقتی اعتماد می کنید، یک اعتماد دوجانبه ایجاد می کنید که دیگران هم به شما اعتماد می کنند. وقتی به شخص مقابل بی اعتماد هستید، بی اعتمادی متقابل بیشتر می شود.

5 گام برای اعتماد هوشمندانه
این 5 گام لازم برای اعتماد هوشمندانه را بکار بگیرید و از تخطی از آنها یا وانمود دروغی به انجام آنها بپرهیزید.

گام اول: تصمیم بگیرید که اعتماد کنید
تصمیم آگاهانه برای اینکه اعتماد کنید، شرایط را برای چهار قدم بعدی آماده می کند. اگر به اعتماد ایمان داشته باشید، این اعتقاد راسخ شما، به اعتماد هوشمندانه را نشان می دهد و شروعی برای حرکت به سمت آن است. از رفتارهای ظاهری مانند، استفاده از اعتماد دیگران برای سودجویی، زبان بازی های غیر واقعی و یا وانمود به اعتماد، بپرهیزید. صرف نظر از اینکه در گذشته دیدتان به اعتماد چگونه بود، انتخاب اعتماد، احتمال اجرای آن را بیشتر می کند که مزایای زیادی را به همراه می آورد.
افراد، گروه ها و سازمان هایی که سطح اعتماد بالایی دارند، باور دارند که لایق اعتماد هستند، می توانند این اعتماد را گسترش دهند و اینکه اعتماد کردن مدیریت بهتری را ایجاد می کند. رهبران باتجربه و دانا، اعتماد را یک اصل در کارهای اساسی خود می دانند. به عنوان تد مورگان مدیرعامل شرکت فناوری اطلاعات اسکای هوک، در سال 2007 تصمیم گرفت که به استیو جابز مدیرعامل شرکت اپل اعتماد کند و حتی قبل از اینکه قراردادی بین آنها منعقد شود کدهای برنامه نویسی شرکتش را در اختیار او قرار دهد. اگر مورگان اعتماد نمی کرد به احتمال زیاد این معامله هرگز بین آنها منعقد نمی شد. حتی اگر در تمام عمر خود هشدارهایی ِ در مورد اعتماد زیاد شنیده اید، تحول خود را با تصمیم به باور مزایای “اعتماد بر مبنای تحلیلهای درست“، را آغاز کنید.

گام دوم: از خودتان شروع کنید
فقط تصمیم برای اعتماد کردن کافی نیست. باید با مسئولیت پذیری و ایجاد اعتبار برای خودتان، اعتقاد راسخ خود را به این اصل نشان دهید. گروه ها، مدیران و سازمان های هوشمند، شخصیت و صلاحیت خود را به گونه ای صیقل می دهند که به آنها اجازه دهد به خودشان اعتماد داشته باشند و اعتماد دیگران را هم بدست بیاورند. اعتبار حاصل برای آنها قدرت، امنیت اقتصادی و شادی بیشتری فراهم می آورد. اجازه ندهید دیگران مسئولیت های شما را بدزدند و یا موفقیت هایی که شما آن ها را بدست آورده اید، را انکار کنند.

از رفتارهای ساختگی مانند ایجاد اعتبار جعلی، رد کردن اشتباهاتتان یا سعی در انداختن اشتباهات به گردن دیگران برای بزرگ جلوه دادن خودتان، بپرهیزید. اعتبار شما از شخصیت، یعنی کمال و بی عیبی و نیت هایتان و صلاحیت، یعنی توانایی ها و نتایجی که بدست می آورید شکل می گیرد. دیگران اگر ببینند که شما شخصی مطلع، آگاه، هوشیار، دارای دانش و مایل به یادگیری بیشتر هستید، با میل بیشتری به شما اعتماد خواهند کرد. از خود بپرسید که آیا به خودتان اعتماد کامل دارید؟ اگر به خودتان اعتماد داشته باشید دیگران راحت تر به شما اعتماد خواهند کرد. در زندگی روزانه بیشتر افراد لحظاتی وجود دارند که می توان اعتماد ایجاد کرد و یا اعتماد را بیشتر و عمیق تر کرد و یا آن را کاهش داد و حتی کاملا اعتماد را از بین برد. رفتار شما در لحظات حساس می تواند تأثیر بسیار عمیقی بر میزان اعتماد داشته باشد.

گام سوم: نیت خود را بگویید و نیت دیگران را مثبت بدانید
گفتن نیت هایتان به بقیه نشان می دهد که نقشه ی شما چیست و دلیلش چیست. نیت های خود را مخفی نکنید و یا فرض نکنید که دیگران آن ها را می دانند و می فهمند. اطلاعات غلط ندهید و دنبال نقشه های مخفی نباشید. فکر کردن به اینکه دیگران نیت های مثبتی دارند، ایمانتان نسبت به خوب بودن انسان ها را بیشتر می کند و ذهن و قلبتان را برای نتایج دلخواه باز می کند. همیشه بهترین حالت ها را در نظر گرفتن نتایجی مانند، “روابط لذت بخش و با اعتماد زیاد“، “مشارکت خالق” و “کارایی بیشتر” به همراه دارد.

هرگز رفتاری ساختگی مانند، وانمود به داشتن نیت خوب در حالی که در دل دشمنی را پرورش می دهید، و یا وانمود به اعتماد به دیگران در حالی که مدام آنها را زیر نظر بگیرید، نداشته باشید. بیان شفاف نیت ها به شما کمک می کند که از لحاظ احساسی ارتباط برقرار کنید، زمینه را فراهم کنید و روابط دوجانبه خوبی را ترویج دهید و اطمینان و امید ایجاد کنید.

از سوی دیگر پنهان کردن نیت ها به طرف مقابل اجازه می دهد که در مورد نیت شما به حدس و گمان بپردازد و یا فکر کند که انگیزه های منفی ای دارید. در محیط های با سطح پایین اعتماد، اینگونه سوء تفاهم ها باعث ایجاد ترس، شک و نگرانی می شود. نیت های سازمان تان را در رسالت سازمانی و چشم انداز به طور مشخص بیان کنید و با عمل کردن به آنها اعتماد را تقویت کنید.

گام چهارم: به آنچه که می گویید قرار است انجام دهید، عمل کنید
اگر به قول ها و وعده هایتان عمل نکنید، تلاش هایتان برای ایجاد و تقویت اعتماد، از بین خواهد رفت. در تمامی فرهنگ ها، قابل اعتماد بودن یعنی تا چه حد می توان روی حرف طرف مقابل حساب کرد. از دادن وعده های بزرگ و یا کم کاری در وعده هایتان و جدی نبودن در پای بندی به تعهدات بپرهیزید. تلاش کردن به جای ارائه ی نتایج واقعی از دید دیگران ارزشمند نیست.

گام سوم یعنی بیان نیت ها وقتی با گام چهارم یعنی پایبندی و عمل به حرف هایتان ترکیب شود، عامل بسیار قدرتمندی در ایجاد اعتماد می شود. پایبدنی به قول ها ارتباطات را مستحکم می کند. این گونه صداقت و راستی اساس شهرت و آوازه ی شما، برند شخصی و برند شرکت تان است، مخصوصا در این “اقتصاد اعتبار محور” که رسانه های اجتماعی به وجود آورده اند. اگر نیت هایتان را بیان کنید و بر قول های خود پایبند بمانید، اعتماد دیگران را بدست خواهید آورد، که به شما اجازه می دهد بیشتر بر دیگران اعتماد کنید.
به عنوان نمونه، اگر وارد کادر مدیریت یک شرکت بی اعتماد شوید، درک کنید که عملکرد ضعیف شرکت، تقصیر شما نیست اما اکنون شما مسئول تغییر شرایط هستید. از اصل دوگانهی “نیت خوب- عمل درست” برای مدل کردن رفتار قابل اعتماد مانند “صریح حرف زدن، ایجاد شفافیت، بیان واضح توقعات، انتظارات و پای بندی بر تعهدات” استفاده کنید.

گام پنجم: در اعتماد کردن به دیگران پیش قدم شوید
زمانی که دیگران به شما اعتماد کردند را به یاد آورید. چرا آنها به شما اعتماد کردند؟ این تجربه چه تاثیری بر شما گذاشت؟ بسیاری از مدیران برای این گونه اعتمادها و اختیار دادن ها، قدردان می شوند. اعمالی مانند انکار حقیقت، نگفتن کامل حقایق، کنترل دیگران، یا تلاش برای اینکه همه ی کارها را خودتان انجام دهید، کارهایی در خلاف جهت گسترش اعتماد است. اعتماد ساختگی، می تواند شامل مسئولیت دادن به دیگران بدون اعطای اختیار تصمیم گیری و یا کنترل تمام کارهایی که به دیگران محول می کنید باشد.

به عنوان یک مدیر، مسئولیت پیش قدم شدن در اعتماد کردن بر عهده ی شما است. تصمیم به “اعتماد هوشمندانه” باعث ایجاد نتایج می شود، چون بهترین توانایی های فرد را فعال می کند و الهام بخش می شود و به آنها انگیزه می دهد. این کار اعتماد را بیشتر می کند چون مردم دوست دارند که قابل اعتماد دیده شوند و همچنین زمینه را برای روابط متقابل ایجاد می کند چون وقتی به دیگران اعتماد کنید، آنها هم تمایل پیدا می کنند که این اعتماد را جبران کنند.

تصمیم برای اعتماد به دیگران چرخه ی مثبتی را تقویت می کند که اعتماد زیاد – و همچنین کامیابی، انرژی و شادی – در روابط ایجاد می کند. حتی اگر نتیجه دقیقا آن چیزی که می خواستید نباشد، با اثر موجی که با تصمیم به اعتماد به دیگران ایجاد می شود، افرادی که به آنها اعتماد کرده اید از این اعتماد قدردان خواهند بود. این اعتماد هوشمندانه را بین سهامداران شرکت، مشتریان، کارکنان، همکاران و اعضای خانواده و شبکه های اجتماعی و اجتماع های محلی و سازمانها بگسترانید.

از همین جایی که هستید تحول اعتماد را آغاز کنید. پنج گام برای اعتماد هوشمندانه را درک کنید و در زندگی شخصی و حرف های خود بکار ببندید.

منبع:

https://aigitali.com/smart-trust-ebook/

نکات کلیدی کتاب Work The System اثر سام کارپنتر

ساختاری ساده برای درآمد بیشتر و کار کمتر
• اگر ساعاتی طولانی کار می کنید و شرکت بیش از اندازه به شما وابسته است، در مدیریت سیستم های هدایت کننده کسب و کار و زندگی تان مشکل دارید.
• برای مدیریت هر دو حوزه زندگی و کار باید بدانید که زندگی شما مجموعه ای منطقی از سیستم های خطی است که می توانید آنها را کنترل کنید. از روش سیستم سازی استفاده کنید.
• سیستم های خود را به دقت بررسی کرده و جزئیات دقیق کارهایی که باید برای بهبود آن انجام دهید را مشخص کنید.

سه مجموعه سند ایجاد کنید:
• سند اول “اهداف استراتژیک“، اهداف شما را تعیین می کند.
• سند دوم “اصول اجرایی کلی“، باورها و ارزش های غالب را به تصویر می کشد.
• سومین سند که مربوط به “فرایندهای کاری” است که به صورت گام به گام فرایندها را مشخص کرده و جزئیات عملکرد سیستم ها و زیرسیستم های شما را در بهترین حالت مشخص می کند.
• سومین سند همه فرایندها را به طور کامل برای کارمندانتان توضیح میدهد.
• وقتی روش های خود را ارتقا دادید، مرتبا آنها را تصحیح کنید تا بهروز باقی بمانند و کارایی خود را حفظ کنند.
• استفاده از روش “سیستم سازی” به زمان و تلاش نیاز دارد. به دنبال کمال نباشید، اما کاری کنید که این مدل موفق عمل کند.
• این رویکرد منظم، بیشترین کنترل بر کسب و کار و زندگی را به ارمغان می آورد.

آنچه در این چکیده می‌آموزید:
1 .چگونه برای بهبود کسب و کار و زندگی خود از تحلیل سیستم ها استفاده کنید؟
2 .چگونه سیستم های خود را مدیریت کنید؟
3 .چرا و چگونه باید اهداف، ارزش ها و فرایندهای خود را مستندسازی کنید؟

سام کارپنتر، نویسنده و مهندس پروژه، مالک شرکت سنتراتل در حوزه پاسخگویی تلفنی است که 15 سال به سختی دوام آورده و اکنون به سودآوری رسیده است. وقتی کارپنتر 80 ساعت در هفته کار می کرد تا مالیات و عوارض بپردازد، شخصی بسیار عصبی، هیجانزده و ناامید بود. او با قهوه خیلی زیاد و خواب خیلی کم زنده بود. سپس، در یک لحظه به درک بزرگی رسید. او ناگهان دریافت که تعداد زیادی از سیستم های مختلف، زندگی و کار او را هدایت می کنند. او فهمید با کنترل و تکمیل این سیستم ها می تواند بسیاری از مسائل پیچیده را حل کند. این ادراک، زندگی او را تغییر داد.

اکنون،کارپنتر تنها چند ساعت در هفته کار می کند و از زندگی خود لذت می برد. او برای همه کارهایی که می خواهد انجام دهد، زمان کافی در اختیار دارد و کسب و کارش به خوبی پیش می رود. مطلب نیروبخش این کتاب، دیدگاه شخصی کارپنتر به عنوان صاحب کسب و کاری است که موضوعات را برای خود مجسم کرده است. این کتاب بازتابدهنده نظریات تئوری مشاوران و استادان مدیریت نیست. کارپنتر رویکرد مدیریت سیستم خود را به خوبی تشریح می کند، به نحوی که می توانید از روش های او برای بهبود فعالیت ها و زندگی شخصی خود استفاده کنید. آیجیتالی مطالعه این کتاب را به صاحبان کسب و کارهای کوچک و همه افرادی پیشنهاد می کند، که می خواهند روش هدایت زندگی خود را بهبود بخشند.

رویکرد سیستمی
آیا زمان زیادی را صرف کار می کنید ولی احساس می کنید به هیچ چیز نمی رسید؟ اگر یک روز سرکار نروید، شرکت از هم می پاشد؟ آیا صدها پیام منتظر دریافت پاسخ شما هستند؟ اگر چنین است، برده کار خود هستید و این نشانه واضحی از عدم مدیریت صحیح سیستم ها، یعنی نخ های تشکیل دهنده پارچه زندگی است. زمان آن رسیده که یاد بگیرید زندگی شما در محل کار و در خانه “مجموعه ای منطقی از سیستم های خطی است که می توانید آنها را کنترل کنید“.

با کشف، تحلیل و بهینه سازی روش های اداره زندگی و کسب و کار خود، می توانید به سرعت همه کارهای خود را ساده کرده و بهبود بخشید. بسیاری از اساتید بزرگ داشتن رویکردی جامع و کلی نگر به بهبود شخصی را پیشنهاد می کنند، اما روش تحلیل سیستم ها بر اساس تاکتیکی مخالف این رویکرد است. سیستم های فردی خود را به اجزای کوچکتری تقسیم کرده و زیرسیستم های آنها را مشخص کنید. تا جایی که می توانید فرایندها را اثربخش کنید.
برای ایجاد این تغییرات و دستیابی به نتایج بزرگ، دیدگاهی تازه و جدید بر مبنای یک مفهوم اساسی و واحد داشته باشید: سیستم های منطقی “ترتیبی” مرکز همه چیز هستند. یک گام شما را به گام دیگر راهنمایی می کند، که آن نیز به گام بعدی متصل می شود. زیرسیستم ها، سیستم های ترتیبی شما را شکل می دهند و همه آنها طبق پروتکل هایی که تعریف کرده اید، کار می کنند.

برای مثال، هر روز معمولی، خود یک سیستم است. اجزای معمولی یا زیرسیستم های یک روز معمولی را در نظر بگیرید: از خواب بیدار می شوید، مسواک می زنید، به حمام می روید، لباس می پوشید، صبحانه می خورید، سر کار می روید، کار می کنید، ناهار می خورید، کارهای بیشتری انجام می دهید، به خانه بر می گردید، شام می خورید، تلویزیون تماشا می کنید، مسواک می زنید و می خوابید. برای بهتر کردن زندگی خود، بر یک زیر سیستم مثال صرف ناهار تمرکز کنید و آن را بهبود ببخشید. مثال به جای چیزبرگر سالاد بخورید. سپس، زیرسیستم دیگری را تصحیح کنید، مثال عصر به جای تماشای تلویزیون، کتاب بخوانید.

تقریبا همه‌چیز مکانیکی و در نتیجه به سادگی قابل بهبود است

در تحلیل سیستم ها و مدیریت سیستم ها از روشی استفاده کنید که امکان کنترل جزئیات کسب و کار و زندگی شما را با تنظیمات مکانیکی ساده در زیرسیستم ها و زیر-زیر سیستم ها فراهم آورد. وقتی زندگی و کار خود را به عنوان وسیله یا وسایل مکانیکی قابل کنترل ببینید، برای استفاده از روش “سیستم سازی” آمادگی دارید. از این گام های قابل پیش بینی، ساده اما متحول کننده استفاده کنید:

• هر چیزی را ثبت کنید:
با نوشتن اهداف تاکتیکی، فرایندهای معمول و اصول راهنما، یک دفترچه تصمیم گیری درست کنید. این مستندسازی مشابه روش مهندسان در ثبت نحوه عملکرد تجهیزات و نحوه استفاده از آنها است. در اصل، برای هر مورد یک دفترچه راهنما درست می کنید و در نتیجه به روش های قدیمی و اشتباه خود باز نمی گردید.

• همه سیستم های خود را به دقت بررسی و تنظیم کنید:
اغلب کارهای روزمره در یک “سلسله کارهای گام به گام و قابل پیش بینی” تکرار می شوند. سیستم های کسب و کار و زندگی فعلی خود را مشخص کرده و تحلیل کنید تا نحوه عملکرد آنها را دریابید. دیدگاهی داشته باشید که شما را از همه فعالیت های روزمره زندگی و کسب و کارتان بیرون برده و از آنها فراتر ببرد، در نتیجه نگاهی بی طرف و بدون احساسات تعصب آمیز به سیستم های خود خواهید داشت و آنها را مواردی می دانید که قابل دست کاری و تعمیر هستند.
با کالبد شکافی و بهینه سازی زیر سیستم های هر فرایند، آنها را یکی یکی تنظیم کنید. کار خود را آنقدر ساده کنید تا وقتی که به ساده ترین راه حل ممکن برسید. وقتی روش های خود را بهبود ببخشید، پیشرفت سریعی را تجربه خواهید کرد. اگر آنها را اصلاح نکنید، هیچچیز تغییر نمی کند. سیستم های کسب و کار شامل خدمات مشتریان، کنترل کیفیت، خرید، استخدام کارمندان، پرداخت هزینه ها و … هستند. زیرسیستم ها شامل برنامه ها یا راهکارهای تعمیرات و نگهداری کامپیوترها یا فرایندهایی برای رفع شکایات مشتریان هستند. شاید شرکت شما به سیستم ها و زیرسیستم های جدید احتیاج داشته باشد.

• از سیستم های خود حفظ و نگهداری کنید:
اگر به دقت همه سیستم ها، زیرسیستم ها و زیر- زیرسیستم های خود را تحلیل و تعمیر کنید، تغییرات و بهبودهای تدریجی و ادامه دار باعث می شود که همه چیز به خوبی پیش برود. آنها را حفظ و نگهداری کنید تا همیشه بهینه عمل کنند.

مستندسازی
اغلب سیستم ها بسیار کارا هستند. شما باید روشی برای شناسایی مشکلات داشته باشید. وقتی بفهمید کدام یک از سیستم های زندگی یا کسب و کار مشکل ساز هستند، در شرایطی ایده آل برای تعمیر و نگهداری آنها قرار می گیرید. با این وجود، این فقط بخشی از موضوع است: شما باید مستندسازی کنید و تمامی موارد را ثبت کنید.

ماشین های پیچیده، دفترچه های راهنمای کاملی دارند که مردم می توانند بدون خراب کردن این دستگاه ها از آنها استفاده کنند. به همین ترتیب، باید زمانی را به نوشتن جزئیات مقررات و فرایندهای شرکت خود اختصاص دهید. این مستندسازی نحوه عملکرد عالی سیستم را یادآوری کرده و در اتخاذ تصمیمات به شما کمک می کند. کارمندان به موارد مکتوب توسط شما پیرامون فرایندهای کلیدی نیاز دارند تا بتوانند عملکرد سیستم ها را در سطح عالی نگه دارند.

مستندسازی بخش دشوار سیستم سازی است، اما بسیار حیاتی و مهم است. این کار نشان میدهد که کسب و کار و زندگی شما ترکیبی از “سیستم های متنوع” با اهداف و روش های خاص است. مستندسازی سه جزء دارد:
1 .اهداف استراتژیک
سندی یک صفحه ای تهیه کنید که فهرستی از اهداف اصلی شخصی و کسب و کارتان در آن نوشته شده باشد. فهرستی از گام های کلی خود و کارمندانتان برای درک این اهداف تهیه کنید. تا جایی که ممکن است گام هایی واقع گرایانه تعریف کنید، زیرا این فهرست مسیر شما را مشخص می کند.
حداقل 6 تا 8 ساعت را به تهیه این اسناد حیاتی اختصاص دهید. سپس آن را در اختیار کسانی بگذارید که نظراتشان در این مورد مفید خواهد بود مثل همسر، کارمندان یا شرکا. برای نمونه، یکی از اهداف شرکت ِسنتراتل این است: “استراتژی اصلی ما این است که سیستم های کسب و کار را با جدیت در راه تکامل به کار گیریم“.

2 .اصول کلی اجرایی
وقتی اهداف خود را تعیین کردید، اصول اصلی را بر اساس ارزش ها و تجربیات خود ثبت کنید. این اصول راهنمایی حیاتی برای تصمیم گیری و نشان دهنده باورها و اولویت های اصلی شما است. آنها تمرکز مورد نیاز شما و کارمندانتان را تأمین می کنند. تهیه و تصحیح این سند دو یا سه صفحه ای باید 10 تا 20 ساعت طول بکشد.
شرکت سنتراتل 30 اصل اجرایی کلی دارد، از جمله: “ما آتش نشان نیستیم، ما متخصصان پیشگیری از آتش سوزی هستیم. ما مشکلات را مدیریت نمی کنیم، بلکه در مرحله اول، در ارتقا و تعمیر سیستم ها برای جلوگیری از بروز مشکلات تلاتش می کنیم“. یک اصل دیگر میگوید: “ترتیب و اولویت بندی حیاتی است. ما اول بر مهمترین فعالیتها کار می کنیم“.

3 .فرایندهای کاری
کارمندان می توانند به تهیه اسنادی کمک کنند که پروتکل های اولیه و اساسی فعالیت ها را تشریح می کند. روش صحیح انجام هر فرایند را روی کاغذ بنویسید و تا جایی پیش بروید که نسخه ای ایده آل و گام به گام از هر سیستم ارائه کنید. همه اطلاعات را به شکل سؤال و جواب های صریح، شرح دهید. در ابتدا به مشکل سازترین سیستم بپردازید. نوشتن جزئیات فرایندهای کارها، این اطمینان را به شما می دهد که سیستم به خوبی کار خواهد کرد.

مدیران و کارمندان شرکت سنتراتل هر سیستم را به تنهایی تحلیل می کنند، آن را به طور کامل مستندسازی کرده، دلایل هر مشکل یا عدم کارایی را مشخص می کنند، برنامه هایی برای برطرف کردن این نگرانی ها در نظر می گیرند و طرح اولیه فرایندهای کاری بازبینی شده را می نویسند. سپس پروتکل جدید را در شرایط سخت آزمایش می کنند تا مطمئن شوند که از عهده تشخیص مشکلات و ارائه راه حل مناسب بر می آید. وقتی یک فرایند کاری این معیارها را داشته باشد، سنتراتل آن را به نیروی کار خود داده و همه کارمندان را موظف می کند که به دقت از آن پیروی کنند. در حال حاضر، سنتراتل از 300 فرایند کاری استفاده می کند. بسیاری از آنها تنها چند خط توضیح دارند. برخی آنها نیز حدود 6 صفحه هستند.

باید اطمینان حاصل کنید که فرایندهای کاری شما همیشه بهترین راه حل ممکن است، اما روش های خود را فقط به حوزه مشکلات محدود نکنید. در حقیقت باید برای هر فعالیت مهمی “فرایند کاری” ایجاد کنید.
تهیه دستورالعمل های باکیفیت برای هر کار، به زمان و تلاش زیادی نیاز دارد، اما هنگام آموزش کارمندان جدید در وقت صرفه جویی خواهد شد. یادداشت های مکتوب حاوی جزئیات اجرای هر فعالیت، افراد جدید سازمان را قادر می سازد تا روش انجام دقیق، سریع و موثر کارها را بدانند. به علاوه، دستورالعمل های مکتوب به شما کمک می کند که کسب و کار خود را تا حد ممکن حرف های پیش ببرید، در نتیجه رقبا به سختی می توانند به اندازه شما هدفدار و متمرکز کار کنند و برای مشتری تجربه یکسانی را خلق کنند.

در راهنمای “ساخت دستورالعمل های کاری” شرکت سنتراتل، فهرستی از اصول دقیق برای ایجاد دستورالعمل های کاری نوشته شده است. بر اساس این اصول: “برای شرح فرایندها، تا حد ممکن اطلاعات اضافه کنید، اما این کار را به روشی انجام دهید که یافتن اطلاعات آسان باشد. از فهرست بندی الفبایی، عناوین فرعی منطقی و جملات با ساختار ساده و دقیق استفاده کنید.

این سه سند اصلی به شما در داشتن تسلط بر کارتان کمک می کند. آنها جزئیات مواردی که می خواهید به آنها دست یابید، دیدگاه ها و نظرات شما درباره کارها و مخصوصا، نحوه عملکرد شما و کارمندانتان برای انجام آنچه در توان دارید و دستیابی به اهداف را مشخص می کنند. با داشتن چنین مستنداتی، شما و کارمندانتان نقشه راه بسیار ارزشمندی در اختیار دارید که شما را در مسیر صحیح نگه می دارد. مستندسازی به شما امکان میدهد تا تمرکز خود را حفظ کنید.
این روش سیستمی به ملاحظات دیگری نیز بستگی دارد که عبارتند از:

• لازم نیست دستورالعمل های کاری شما کامل و بی نقص باشد:
هیچ کسب و کاری کامل نیست. تلا ش برای دستیابی به کمال در رویکرد تحلیل سیستم و مدیریت سیستم بهره وری پایینی دارد. وقتی در حال ارتقای روش های کاری هستید، برای پاک کردن آنها از هر عیب و نقصی، آنها را بیش از حد پیچیده نکنید. از طرف دیگر، اهداف استراتژیک و روش های کلی اجرایی خود را تا جایی که می توانید کامل و بی نقص کنید.

• تصمیمات نامناسب اتخاذ نکنید:
“اقدام نکردن نیز یک انتخاب است“. پس اگر در برخی موارد اقدام نمی کنید، خودتان مسئول هستید. بنابراین
برای موارد مهم اقدام کنید. تصمیم نگیرید که صورت حساب ها را پرداخت نکنید، ورزش نکنید، تغذیه صحیح نداشته باشید یا خانه تان را تمیز نکنید. ناتوانی مردم در تصمیم گیری، اغلب منجر به نتایج نامناسب می شود. حتی این رویکرد منظم و سیستم سازی نمی تواند شما را از اتخاذ تصمیمات مهم نجات دهد.

• انضباط شخصی داشته باشید:
هر تغییر بزرگ به فداکاری، عزم و اراده و تلاش نیاز دارد.

• از طفره رفتن و تنبلی دوری کنید:
اجتناب از انجام اقدامات زمانبر بدترین دشمنی است که می تواند به شرکت شما آسیب برساند. کار بهبود سیستم ها را همین امروز شروع کنید، نه فردا. “طفره رفتن یعنی نداشتن شجاعت کامل، زندگی شما را ویران می کند“.

• در جستجوی کارمندان بی عیب و نقص نباشید:
چنین افرادی وجود ندارند. در عوض، تا جایی که در توان دارید، محیط کار بی نقصی برای کارمندان خود ایجاد کنید. این مؤثرترین ابزار استخدامی شما است. افرادی خوشبین و پذیرا استخدام کنید که بتوانند با این روش هماهنگ شوند.

• با کارمندان بیشتر در ارتباط باشید:
هر چه اطلاعات بیشتری در اختیار کارمندان خود بگذارید، بهتر است. هرگز آنها را مجبور نکنید که زمان شان را برای حدس زدن رویدادهای احتمالی یا تلاش برای تجسم اجزای مهم فعالیت شما صرف کنند. به جای آن، فرایندهای مورد استفاده خود و دلیل استفاده از آنها را دقیقا برایشان تشریح کنید.

• از وقت خود هوشمندانه استفاده کنید:
“بهترین ساعات کاری” شرکت خود را شناسایی کنید. چالش برانگیزترین کارهای شرکت را که به افراد مختلف مربوط می شود، در این ساعات پیگیری کنید.

مکانیزمی ساده و در عین حال قدرتمند برای تغییر
“سیستم سازی” ساده و شفاف است.سیستم های اساسی خود را مشخص کرده و زیرسیستم های آنها را
تنظیم کنید تا همیشه بهترین عملکرد ممکن را داشته باشند. همین. این استراتژی متکی به توجه دقیق به ویژگی های سیستم های کاری و شخصی شما همانند یک دستگاه مکانیکی است. سپس آنها را تغییر دهید به نحوی که برای شما کار کنند نه برعلیه شما. تنظیم و بهبود سیستم ها و حفظ آنها زندگی شما را به شدت تغییر خواهد داد. در نتیجه شادتر خواهید شد و در هر کاری که انجام می دهید، مبتکرتر و ثابت قدمتر می شوید. این رویکرد اعتمادبه نفس شما را افزایش می دهد زیرا باعث می شود کنترل کار و زندگی تان را در دست بگیرید.

منبع:

https://aigitali.com/work-the-system-ebook/